「展示会に出展をする予定だけど、スタッフを手配しようかどうか…」と悩んでいませんか。

 

自社の社員で全ての業務に対応するのは難しかったり、コア業務に集中したいという想いがあったりなどで、展示会へ向けてスタッフの手配を検討する方は多いでしょう。

 

今回は、このようなお悩みを抱える方に向けて展示会にスタッフを派遣するメリットと、展示会のスタッフ派遣会社を選ぶポイントをご紹介していきます。

 

さらに、スタッフの仕事内容や展示会に向けたスタッフ派遣までの流れ、展示会にスタッフを派遣したときの成功事例についても解説します。ぜひ参考にしてみてください。

展示会にスタッフを派遣するメリット

展示会にスタッフを派遣するメリットは、以下の4つです。

 

1. 業務に最適なスタッフを手配できる
2. 急な人員確保も可能
3. 短時間の派遣も可能
4. 社員はコア業務に専念できる

 

それでは、上記4つのメリットについて解説していきます。

業務に最適なスタッフを手配できる

スタッフ派遣を利用するメリットとして、業務に最適なスタッフを手配できるという点があるでしょう。

 

展示会への派遣経験が豊富な人材派遣サービスなら、ニーズやお悩みに合わせて最適なスタッフを派遣できるため、自社の人員だけで挑むより成果を出しやすいです。

 

「展示会にどんな人員が必要かわからない…」という方は、展示会へのスタッフ派遣実績豊富なワンコンシストに、お気軽にご相談ください。

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スタッフの業務実績やスキルから、お悩みに沿ったご提案をいたします。

急な人員確保も可能

スタッフ派遣を利用するもう1つのメリットは、急な人員確保も可能なことです。

 

派遣会社にもよりますが、「明日勤務する人を探している！」という依頼でも対応できる場合があります。

 

展示会の業務内容は多岐に渡り、人数が必要なケースもあるため、急な人員不足を補えるサービスは魅力的ですよね。

短時間の派遣も可能

スタッフ派遣を利用する場合、短時間の手配もできます。

 

依頼先の会社にもよりますが、「展示会1日目の数時間だけスタッフが必要…」といった依頼でも派遣が可能です。

 

最短1時間から可能といった会社もあるので、細かい要望に応えられるのがスタッフ派遣の利点といえますね。

社員はコア業務に専念できる

スタッフ派遣を利用することで、「社員はコア業務に専念」といった進行が可能となります。

 

展示会では様々な業務があるため、社員の方が慣れない業務すべてに対応しようとするとコア業務に力をいれられない場合も。

 

イベントの目的を達成することがなによりも大切なので、「任せられることは派遣会社に任せ、自社の社員はコア業務に専念する」という采配がおすすめです。

展示会スタッフの仕事内容

展示会スタッフの仕事内容には、以下のようなものがあります。

 

• 集客
• ステージ進行
• サンプリング
• インストラクター
• 説明員
• 外国語対応
• オフィスサポート

 

こちらでは、展示会スタッフの仕事内容の例についてご紹介していきます。

集客

来場者を出展ブースに集客する仕事です。

 

「集客を派遣スタッフに依頼し、人が集まってきたら自社の社員が対応」というケースが多いでしょう。

 

自社の社員と派遣スタッフの連携はもちろん、派遣スタッフもある程度の説明ができることを求められます。

ステージ進行

展示会でステージショーを行う場合は、ステージ進行するMC・ナレーターが必要となります。

 

ステージ進行に慣れた派遣スタッフが商品紹介やデモを行うことで、集客につなげることもできるでしょう。

サンプリング

出展ブースなどで試供品などのサンプルを配布する仕事です。

 

サンプルの他にも、商品パンフレット・ノベルティグッズなどを配布することも多くあります。

 

元気よく笑顔で配布し続けなければいけないため、根気のいる仕事です。

インストラクター

インストラクターとは、商品やサービスのデモ・紹介などで使用方法を来場者に伝える仕事です。

 

来場者にわかりやすく手順を伝える能力や、商品について魅力的に話す力が求められます。

説明員

説明員は、出展ブースにて商品・サービスの説明をする役割を担います。

 

自社の社員が対応しきれないブースの説明を担当することが多いです。

 

商品のきちんとした説明ができること、そして来場者とのコミュニケーションも求められる仕事ですね。

外国語対応

外国の方への対応が求められる展示会の場合、外国語対応ができるスタッフが必要になります。

 

「自社の社員では外国語対応が難しい…」といった場合には派遣スタッフを手配するのがおすすめです。

 

海外の顧客を獲得することにもつながるため、1人でも外国語対応スタッフがいると助かりますね。

オフィスサポート

出展ブースに事務所を設置する場合、様々な業務を代行する「オフィスサポート」という役割を派遣会社に依頼することも可能です。

 

展示会や出展内容によって異なりますが、幅広い作業を行えるスキルが求められるでしょう。

展示会のスタッフ派遣会社を選ぶポイントとは？

展示会のスタッフ派遣会社を選ぶポイントは、以下の4つを意識すると良いでしょう。

 

1. 少人数から大人数の手配まで対応可能か
2. 実績やスキルのあるスタッフを手配できるか
3. 急な依頼にも対応できるか
4. 展示会への派遣実績が豊富か

 

では、それぞれについて詳しく解説していきます。

少人数から大人数の手配まで対応可能か

スタッフ派遣会社を選ぶ際は、少人数から大人数の手配まで対応可能か確認しておくと良いでしょう。

 

派遣会社によっては、「大人数は対応できるが、1人だけの手配はできない」というケースもあるので、できるだけ少人数にも対応できる会社を選ぶのがおすすめ。

実績やスキルのあるスタッフを手配できるか

実績やスキルのあるスタッフを手配できるかも、確認するべき項目といえます。

 

スタッフの実績・スキルを把握している派遣会社であれば、現場の悩みに合わせて最適なスタッフを派遣してくれるでしょう。

 

展示会で即戦力の人材を確保するためにも重要なポイントですね。

急な依頼にも対応できるか

展示会に向けてスタッフ派遣を検討している方は、急な依頼にも対応できるか調べておいた方が良いでしょう。

 

イベント手前になって「人手が足りない！」ということに気づくケースも考えられるため、急ぎでスタッフ確保の対応をしてくれる業者を選ぶのが一押しです。

展示会への派遣実績が豊富か

展示会への派遣実績を確認することで、初めての業者でも安心してスタッフの手配をお願いできます。

 

派遣会社のホームページに実績などが書かれているので、どのような規模の展示会で実績があるかチェックしておくと良いですね。

 

気になる業者があれば、展示会への派遣実績について問い合わせてみるのもおすすめですよ。

展示会に向けたスタッフ派遣までの流れ【6ステップ】

展示会に向けたスタッフ派遣までの流れ（6ステップ）は、以下の通りです。

 

1. お問い合わせ
2. ヒアリング
3. お見積り
4. ご依頼
5. スタッフの手配
6. 展示会当日

 

では、6ステップの流れを1つずつ説明していきましょう。

お問い合わせ

まずは、展示会のスタッフ派遣について派遣会社に問い合わせてみましょう。

 

依頼内容が細かく決まっていなくても、打ち合わせで内容をヒアリングしていくため問題ありません。

 

ワンコンシストでは、打ち合わせの時間がなく、とりあえずお見積りのみの依頼でも対応いたしますので気軽に問い合わせください。

 

ヒアリング

展示会のスタッフ派遣について、内容をヒアリングしていくステップです。

 

当日の必要な業務によってスタッフの人数などが変わるうえ、お悩みごとにご提案の内容も様々になるため、派遣会社と打ち合わせをしていきます。

 

派遣会社と自社の距離が遠くても、オンラインでの打ち合わせが可能な場合がほとんどなので安心してお問い合わせください。

お見積り

打ち合わせが終わり展示会での業務内容が決まれば、スタッフ派遣のお見積りが提出されます。

 

内容の変更などがあれば随時ご相談ください。

ご依頼

お見積内容を確認し、よろしければご依頼をいただきます。

 

ご注文をいただいた後、次のステップに進みます。

スタッフの手配

ご注文後、派遣会社がスタッフの手配に取り掛かります。

 

スタッフの多い派遣会社であれば、すぐにでも手配が完了するでしょう。

展示会当日

いよいよ展示会当日です。

展示会を成功させるため、派遣スタッフが現場で活躍します。

展示会の規模やスタッフに依頼する業務内容によっては前日にオリエンテーションや設営のサポートから行うこともあります。

展示会へのスタッフ派遣事例

ここではワンコンシストの大規模展示会へのスタッフ派遣事例をご紹介します。

 

派遣会社「ワンコンシスト」が担当した大型2輪展示会では、来場者が延べ139,000人にものぼりました。

 

この展示会は、数年にわたって開催されている大型イベントで、スタッフの手配を継続して私たちワンコンシストが担当しています。

 

大人気のイベントで規模も大きいですが、事務局の運営全体を派遣会社が担当している成功事例です。

 

ワンコンシストは、業務内容を問わず企業のお悩みに合わせた最適な人材を派遣しています。

「少人数〜大人数まで派遣可能」「豊富な業務実績・スタッフのスキル」「急ぎの依頼にも対応」「外国語対応スタッフ多数」といったように様々な強みを持つワンコンシスト。

 

幅広い業種やイベントにも対応できるので、展示会でのお困りごとがあればぜひご相談ください。

まとめ

展示会へ出展をすることになれば、自社の社員で全て対応できるか不安になりますよね。

 

スタッフを手配しようか悩んだ際は、派遣会社に一度相談してみることをおすすめします。

 

派遣会社にスタッフの手配をお願いすれば、展示会で即戦力になる人材を確保できるので、自社の社員がコア業務に集中することが可能です。

 

出展に関してお悩みの方は、展示会経験が豊富な派遣会社「ワンコンシスト」へお気軽にお問合せください。

 

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