社内イベントの運営を初めて任されたとき、どのように進めていけば良いのか悩んでしまいますよね。

 

また、過去に思ったような成果が出なかったことから、「次の社内イベントこそは成功させたい」と思っている方もいるのではないでしょうか。

 

今回は、社内イベント運営のポイント、社内イベント開催までの流れについて詳しくご説明します。

 

さらに、社内イベントを自社のみで運営する際の注意点もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

社内イベント運営のポイント

社内イベントを運営する際は、以下5つのポイントを意識しましょう。

 

• 運営マニュアルを作成する
• 社員の満足度を意識する
• 社員が参加できる内容にする
• 開催までのスケジュールを管理する
• トラブルの対応策を考える

 

上記5つのポイントについてご説明します。

運営マニュアルを作成する

社内イベントを運営するときは、イベントの全体像や目的、メンバーの役割や動きなどを共有するために、運営マニュアルを作成しましょう。

 

運営マニュアルがあれば、メンバー全員の認識を統一できるうえ、作業中の漏れを防ぐことができます。

 

加えて、社内イベント終了後の振り返りもスムーズに進められるというメリットもあるので、下記の項目を参考に運営マニュアルを作成してみてください。

 

【運営マニュアルに記載する項目】

 

• 社内イベントの基本情報
• 組織図
• タイムテーブル
• 会場の見取り図
• サイン計画
• スタッフ配置図
• 作業フロー・作業内容
• 配布物のリスト
• 備品リスト
• 注意事項
• 緊急時対応　など

社員の満足度を意識する

社内イベントの運営をするときは、「社員が満足するか」を念頭に進めていきましょう。

 

例えば、社員の興味や関心を引くことができる企画にすれば、参加率の向上につながります。

 

また、休日ではなく平日に開催するなど、社員のプライベートに配慮した工夫も必要です。

社員が参加したいと思える内容にする

社内イベントは、社員が参加したいと思える内容にしましょう。

 

例えば、創立を祝う式典では、企業のこれまでの歴史を振り返るような映像を流すことで、自身が組織の一員であることを再認識できます。

 

また、豪華な食事が振舞われるようなイベントであれば、積極的に参加したい社員も増えるでしょう。

 

このように、参加することで、新しい気づきが得られたり普段できないような貴重な体験ができたりする社内イベントは、社員が参加したいと思える内容といえます。

 

下記記事で、社内イベントを行うメリットについて詳しく解説しているので、こちらも是非参考にしてください。

社内イベントを行うメリットとその効果とは？成功する運営のコツを伝授！

開催までのスケジュールを管理する

開催までのスケジュールを管理することも、社内イベントを運営する際の大切なポイントです。

 

事前に行うことを把握しておき、段取りを決めてスケジュール通りに進めていきましょう。

 

また、準備を進めるうえでトラブルはつきものなので、できるだけ余裕をもったスケジュールを立てておくこともポイントです。

トラブルの対応策を考える

社内イベントの開催当日にトラブルが起きることも想定して、対応策を考えておきましょう。

 

事前に対応策を立てておかなければ、当日もしものことが起きたときに慌ててしまい、せっかく入念に準備した社内イベントが台無しになるかもしれません。

 

「機材トラブルを防ぐために事前に動かしてみる」「登壇者が参加できなくなった場合の代役のメンバーを事前に決める」など、いくつかの対応策を考えておくことで安心して本番に臨めます。

社内イベント開催までの流れ9ステップ

社内イベントを開催するには、以下9つのステップで進めていきましょう。

 

1.実施目的を決める

2.運営メンバーを選ぶ

3.内容を考える

4.営メンバーの役割を分担する

5.実施日や会場を決める

6.物品の準備をする

7.告知をする

8.社内イベントを開催する

9.開催後の振り返りを行う

 

社内イベント開催までの流れ9ステップについてご紹介します。

実施目的を決める

まずは、どんな目的で社内イベントを実施するか決めていきましょう。

 

イベントを通じて達成したい成果を明確にすることで、どんな方向性で準備を進めていくかメンバー内で共有することができます。

 

下記に社内イベントの主な目的をご紹介しますので、こちらを参考にしながら決定してみてください。

 

【社内イベントの目的例】

 

• 企業と社員の結びつきを強化する
• コミュニケーションを活性化させる
• 企業理念を浸透させる
• 社員の労をねぎらう
• 離職率を低下させる

運営メンバーを選ぶ

次に、社内イベントを運営するメンバーを選出します。

 

イベントの目的達成に向けて、性別や年齢、部署などが異なるメンバーを多方面から集めていきましょう。

 

幅広くメンバーを集めることで、多角的な意見を取り入れられるため、目的達成に近付くことができます。

 

さらに、普段は顔を合わせないメンバーで話し合えば、コミュニケーションの活性化につながるため、生産性の向上にもつながるでしょう。

内容を考える

メンバーを集めたら、目的をふまえたうえで社内イベントの内容について考えていきます。

 

例えば、コミュニケーションの活性化が目的なら運動会やお花見などの季節行事、企業理念の浸透が目的ならセミナーやワークショップなどが適切です。

 

目的からブレない内容を立案するのが大切なので、一見面白く有意義な案が出たとしても、「その案で目的が達成できるのか」を一度考えてみることをおすすめします。

運営メンバーの役割を分担する

社内イベントの内容を決めた後、運営メンバーの役割を分担します。

 

下記に役割分担の一例をご紹介しますので、こちらを参考に開催する内容に沿って人員を割り振っていきましょう。

 

【イベント準備時の役割分担】

 

• 運営チームリーダー
• 会場係
• 手配係
• 景品・備品準備係
• 制作物係
• 広報係

 

【イベント当日の役割分担】

 

• 統括ディレクター
• 司会者
• ステージ係
• 会場係
• 誘導係
• 受付係
• 機材担当者
• カメラマン

実施日や会場を決める

各メンバーの役割が決まったら、社内イベントの実施日や会場を決めます。

 

実施日は、各部署の繁忙期を避け、余裕をもって準備ができる日に設定しましょう。

 

一方、会場を決めるときは下見を行い、イベント内容に適切な場所かどうかを確認してみてください。

 

現地を訪れることで「思ったよりも会場が暗い」など、事前情報ではわからないような箇所に気付くことができます。

物品の準備をする

社内イベントの物品を準備するときは、必要なものをリスト化し、個数も書き出しておくことが大切です。

 

この際、「すでに社内にあるか」「用意する場合は購入とレンタルのどちらにするのか」といったことも判断しながら進めていきましょう。

 

チェックリスト形式でまとめておくと、漏れがなく準備できるのでおすすめです。

告知をする

社内イベントの告知は、社内イントラやメール、案内状や掲示板などを利用して行いましょう。

 

下記6つの項目を記載することで、社員が知りたい内容を明記することができます。

 

【告知時に伝えるべき項目】

 

• 開催通知
• イベントの基本情報（日時・開催場所・費用など）
• 目的
• 内容
• 出席の有無
• 参加するメリット

社内イベントを開催する

社内イベント当日は、事前に作成していた運営マニュアルを確認しながら進めていきましょう。

 

会場の終了時間を過ぎないように注意しながら進行し、トラブルが起きた場合は焦らず臨機応変に対応することが重要です。

開催後の振り返りを行う

社内イベント開催後は、良かった点や改善点などを洗い出し、振り返りを行います。

 

社内アンケートをとっておくと効果測定が可能になるうえ、運営側で気付かなかった点も把握できるので、ぜひ実施しましょう。

社内イベントを自社のみで運営する際の注意点

もし、「自社のみで社内イベントを運営しよう」と考えている場合は、以下3つの注意点を把握しておきましょう。

 

• 企画や運営に多くの時間と手間がかかる
• ノウハウが必要
• 効果が出ないこともある

 

上記3つの注意点についてご説明します。

企画や運営には多くの時間と手間がかかる

社内イベントを自社だけで実施することで、企画や運営に手間と時間をかけなければいけなくなります。

 

通常の業務にこれらの作業が増えることで、担当者の負担が増加してしまい、生産性が低下したりワークライフバランスが乱れたりなどのリスクがあるでしょう。

ノウハウが必要

社内イベントを効率的に行ない成功へ導くためには、成功体験にもとづくノウハウや専門的な知識・スキルが必要になります。

 

ノウハウがないまま進めようとすると、何をすれば良いのか分からなくなったり、適切な準備ができなかったりといったことが起きる可能性があるため、注意が必要です。

効果が出ないことがある

社内イベントを自社のみで行った場合、効果が出ないことがあるでしょう。

 

例えば、担当者が本業で忙しくなったときは、なかなかイベントの準備を進めることができなくなります。

 

また、専門的な知識やスキルがないことで、必死に準備したにもかかわらず目的が達成できず、その原因の検証方法も定かではないといったことも十分起こり得るでしょう。

 

自社だけでの運営に不安がある場合は、専門業者に依頼することで、効率的に目的を達成することができます。

社内イベント運営で悩んだときは「ワンコンシスト」にお任せください！

今回は、社内イベント運営のポイント、社内イベント開催までの流れ9ステップなどについてご説明しました。

 

社内イベントは、段取りが必要な項目が多く、自社のみでイベントの企画を行う場合は運営に携わる人員のリソース確保やノウハウなどが必要になります。

 

もし、少しでも社内イベント運営に不安を感じている方は、私たち「ワンコンシスト」にご相談ください。

 

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