イベントの企画や制作と一言で言っても対象のイベントは幅広く、会社によって得意イベントのカテゴリも異なります。

 

コンサートやフェスなどの大規模かつ短期的なイベント企画制作が得意な会社もあれば、新商品のプロモーションイベント企画が得意な会社や、企業の総会や表彰式などのインナーブランディングに関わるイベント企画が得意な会社、学会や国際的なカンファレンスのように厳粛なイベントの企画制作を得意とする会社など、さまざまです。

 

イベント企画制作会社を選ぶ際には、イベントのよくある失敗事例を理解し、多様な成功事例を持つ会社を見つける必要があります。

それぞれの経験がなければ、思わぬ失敗をしてしまったり、期待している効果を得られない可能性があります。

 

そこで今回は、イベント企画・制作の事例を把握する重要性、イベント企画・制作の失敗事例と成功事例について紹介します。

さらに、イベント企画制作会社の選び方もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

イベント企画・制作の事例を把握する重要性

イベントの企画と制作を行ううえで、失敗事例・成功事例を把握する重要性は以下の通りです。

 

【失敗事例の重要性】

 

• 失敗するポイントがわかる
• 教訓を活かせる

 

【成功事例の重要性】

 

• 成功へのヒントを見つけられる
• 良い制作会社と出会える

 

具体的にどんな箇所で失敗したのかがわかれば、事前に過ちが起きないように対策ができますね。

 

さらに、成功事例を確認することで、自社でどのような企画や制作をしていけば効果を得られるか判明するでしょう。

 

また、成功事例をいくつも公開している制作会社を見つけられれば、「ここの会社に任せれば安心だな」と依頼先を見つけられるメリットもあります。

イベント企画・制作の失敗事例

こちらでは、イベント企画・制作の失敗事例を10個ご紹介します。

 

1.ターゲット選定を誤った

2.企画の詰めが甘かった

3.適切な開催日時ではなかった

4.適切な開催場所ではなかった

5.効果的な集客をしなかった

6.予算内に収まらなかった

7.スタッフが不慣れだった

8.時間が押した

9.段取りを誤った

10.機材トラブルが発生した

 

上記10個の失敗事例を活かせるよう、ぜひ詳細を確認してみてください。

ターゲット選定を誤った

イベント企画・制作で起こりやすい失敗として、ターゲット選定の誤りが挙げられます。

なんとなく直感でターゲットを決めたり、不特定多数の人を狙ったりなどしてしまうと、思っているような集客ができずに肩を落としがちです。

事前にしっかりとリサーチを行い、イベントにふさわしいターゲットを選ぶようにしましょう。

企画の詰めが甘かった

企画の詰めが甘い状態で開催日を迎えてしまうという失敗も意外と多いです。

企画のアイディアが沢山浮かんでも、ターゲットに対してイベントの目的を達成できる企画の検討は簡単ではありません。

開催の目的に沿った内容でなければ、どんなにたくさんの来場者が来たとしても、期待通りの結果は残せません。

また、イベント名だけが大きく訴求されてしまい「思っていた内容じゃなかった」とユーザーに思われてしまい、顧客満足度が低下する恐れもあります。

「なぜイベントを開催するのか」をふまえたうえで、目的が達成できるような内容を考えてみましょう。

適切な開催日時ではなかった

イベント企画・制作の失敗事例として、イベントの開催日時が適切ではないケースもあります。

例えば、会社員がターゲットにもかかわらず、平日の午前中にイベントを開催してしまうと、集客は見込めませんよね。

開催日時は、自社の希望だけではなく、ターゲットが来場しやすいかどうかを考慮することも大切です。

適切な開催場所ではなかった

開催日時と同様に、開催場所も誤ってしまうとなかなか来場者は集まりません。

小さな子どもとお母さんをターゲットにしたイベントが、駅から徒歩30分の場所で開催されるとなれば、どれだけ良い内容だとしても集客は難しいでしょう。

 

さらに、下見を怠ってしまい、機材がほぼ揃っていない場所で開催することになれば、事前準備に苦労するかもしれません

公式ホームページだけで判断するのではなく、実際に現地を訪れて最適な場所かどうかを確認してみてくださいね。

効果的な集客をしなかった

イベント企画・制作をする過程で、効果的な集客をしなかったことにより失敗するケースがあります。

どれだけ最適な内容で開催するとしても、開催自体を告知しなければ顧客はイベントの存在を知ることができません。

イベントに応じて適切な集客方法は変わってくるので、どんな集客をすれば、ターゲットに情報を届けることができるのか、綿密に計画してみましょう。

予算内に収まらなかった

イベント企画・制作が予算内に収まらず、失敗に至ることも珍しくありません。

「とにかく良いイベントを作りたい！」と力を入れすぎるあまり、赤字になってしまっては、悔しいですよね。

中には、悪徳制作会社を選んでしまい、高額な費用を請求されることもあります。

予算内で良いイベントを開催できるように、親身になってくれる制作会社を選ぶと安心でしょう。

スタッフが不慣れだった

イベント企画・制作で、不慣れなスタッフに当日を任せてしまい、失敗したケースも挙げられます。

イベントならではの立ち振る舞いに慣れていなければ、ぐだぐだの進行になったり、顧客から不満の声が上がったりする可能性があるでしょう。

もし、自社内でイベントに適した人材がいない、または人材が足りていない場合は、派遣会社を利用してスキルのあるスタッフを確保することがおすすめです。

時間が押した

イベント企画・制作時に明確なスケジュールを立てておらず、当日に時間が押してしまうこともあります。

このような場合、各プログラムで内容をしっかりと伝えられず、結局何がいいたいのかわからないイベントになってしまうかもしれません。

最悪の場合、プログラムを削らなくてはいけない場合もあるので、事前に余裕のあるタイムスケジュールを作ることが求められます。

段取りを誤った

イベント企画や制作で上手く準備ができていなかったことから、段取りを誤ってしまう場合も挙げられます。

原因としては、事前に担当者に段取りを明確に共有していなかったことや、場慣れしていないスタッフが担当していたことなどが考えられますね。

段取りを誤ると、他スタッフが混乱したりタイムスケジュールを変更したりなどの事態に陥ることも。

綿密なイベントマニュアルを作成しておけば、安心して当日を迎えられるでしょう。

機材トラブルが発生した

イベント企画・制作が原因で、機材トラブルが発生することもあるでしょう。

事前にメンテナンスをしていなかったり、リハーサルをしていなかったりで、当日機材が上手く使えなければイベントに大きな支障をきたしてしまいます。

スタッフに機材の扱い方を徹底して教えるのはもちろん、万が一トラブルが起きたときの対処法も伝えておくと、イベント時にも慌てずに済みますよ。

イベント企画・制作の成功事例

こちらでは、私たち「ワンコンシスト」がお任せいただいた6つの成功事例についてお話します。

 

1.プレゼン発表会の企画・運営

2.大型商業施設の運営とイベント企画・制作

3.医療関連学会の運営

4.学会事務局の設置・運営

5.大型コールセンターへの手配

6.国際会議における英語対応キャストの手配

イベント企画・制作でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

事例①プレゼン発表会の企画・運営

NPO法人が主催する10代の子供たちが主体性をもってつくりたい未来に向けてアクションを行う学びのプロセスの発表イベントにおいて、弊社が実施計画から運営・進行までを総合的にサポートさせていただきました。

サポートの項目は以下となります。

・実施計画

・マニュアル制作

・進行構成・台本

・美術造作

・テクニカル管理

・配信管理

・事務局

・運営・進行

 

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事例②大型商業施設の運営とイベント企画・制作

大型商業施設の運営を、変わらず13年間担当させていただいております。

大型商業施設は、「効率的な運営をしたいけど、どうすればいいのかわからない」といった不安がつきものです。

弊社では、百貨店を筆頭にいくつもの商業施設を運営してきたノウハウをふまえ、経験やデータの蓄積と共にクライアント様と良好な関係を築かせていただいております。

中でも商業施設は、定期的にトレンドを加味したイベントやテナント様を巻き込んだセールイベントを企画・運営するなどの方法で継続的な集客施策が必要です。

事例③医療関連学会の運営

6,000名が来場した医療関連学会の運営を担当させていただきました。

比較的堅い現場の学会ですが、幅広い業務に対応できるように、適切なスキルを持ったキャストを手配しております。

事例④学会事務局の設置・運営

化学系の大規模学会に関して、学生のアルバイト募集事務局の設置・運営を担当した事例です。スタッフの質によって、イベントの良し悪しが左右されることは多いですよね。

弊社では、人材サービスも展開しているため、専門知識をふまえたうえで「募集概要の作成・説明会の実施・雇用契約書の作成と締結・シフト調整」などを実施いたしました。

事例⑤大型コールセンターへの手配

大型コールセンターへ、キャストを延べ11,923名手配した事例があります。（2022年1月～2023年3月）

様々なお悩みを持つお客様と1対1で対応するコールセンタースタッフは、企業の顔ともいえる重要な役割です。

弊社では、トラブルを未然に防ぐため、過去にコールセンター経験のあるスタッフを中心に手配いたしました。

事例⑥国際会議における英語対応キャストの手配

国際会議の現場にて、英語対応可能なキャストを1日30名手配させていただきました。

 

専門スキルが求められる場で、無理に自社スタッフを担当にした場合、担当者に大きな負担がかかることはもちろん、イベントの失敗にもつながりかねません。

 

弊社は、英語やそのほかの言語に対応可能なスキルを持ったキャスト様を多く抱えており、現場の業務や傾向に合わせたキャスティングを行なっています。

イベント企画・制作は外注がおすすめ！企画制作会社の選び方

イベントを成功させるためには、企画や制作の段階で様々な項目に注意しなければいけません。

「本業が手一杯でそこまで気を配れない」「自社だけでイベントを成功できるか不安」という方は、ノウハウを持った企画制作会社に外注してみましょう。

 

自社にぴったりの企画制作会社を選ぶには、以下のポイントを意識することが大切です。

 

• 実績が豊富か
• 予算に見合う費用か
• 提案力や対応力があるか
• コミュニケーションをとりやすいか
• 有能な人材を派遣してもらえるか

 

私たち「ワンコンシスト」は、プロフェッショナルの視点からイベントの企画立案・制作・運営（人材派遣含む）までサポートいたします。

 

先ほどもご紹介させていただいた通り、多種多様なイベントを成功まで導いた経験や実績から、皆様の想いを達成するお手伝いをさせていただきます。

 

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まとめ

今回は、イベント企画・制作の事例を把握する重要性、イベント企画・制作の失敗事例と成功事例などについて説明しました。

 

効果を実感できるイベントの開催に向けて、失敗事例と成功事例をもとに準備に励んでいきましょう。

 

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