事務局の運営を考えているものの、何から手を付ければ良いのか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

 

スムーズに事務局の運営を進めるためには、役割や流れを十分に把握する必要があります。

 

今回は、事務局運営の役割や流れ、委託するメリット・デメリットについて解説します。

 

事務局の運営について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

事務局運営とは

事務局運営とは、その名の通り事務局を運営するために行う業務のことです。

 

そもそも事務局は、企画の立ち上げや備品の手配、問い合わせへの対応など、プロジェクト進行に向けてサポートする部門のこと。

 

このため、事務局運営は、単なる作業ではなくプロジェクトを盛り上げるための事前準備やアイディアが必要となり、成功のために重要な責任があるといえます。

事務局の役割5つ【イベント種類別】

事務局の設置を行うイベントとして、大きく5つのイベントの種類があります。

 

1.研修・セミナー
2.キャンペーン
3.学会
4.展示会
5.防災訓練

 

5種類のイベント事務局が担う具体的な役割について、イベントごとにご紹介します。

 

研修・セミナー

研修やセミナーを行うときに設置するのが、研修・セミナー事務局であり、具体的な役割は以下の通りです。

 

• 講師への連絡
• 参加者集客
• 参加者への連絡
• 会場設営
• 機材・什器の準備
• 当日運営・本番立ち合い
• 出欠情報確認
• アンケート作成・配布・集計

 

本番に研修やセミナーの効果が最大限発揮できるよう、また参加者がご不安のない状態で当日を迎えられるよう、事前準備のサポートを行います。

 

キャンペーン

プレゼントキャンペーンやらSNSキャンペーンなどを行う際、設置されるのがキャンペーン事務局です。

 

キャンペーン事務局の役割としては、以下が挙げられます。

 

• キャンペーン企画・立案
• 景品の手配
• 応募サイトの作成
• 広告の作成・配信
• 問い合わせ対応
• 応募者リストの作成・管理
• 応募データの管理・集計・分析
• 景品の梱包・発送

 

キャンペーン事務局は、できるだけたくさんの応募者が集まるようにするのはもちろん、応募者情報や情報を管理しながら、目的に向けて邁進することが必要とされています。

学会

大学などが学会を行う際、設置するのが学会事務局です。

 

学会事務局の役割は、主に以下が挙げられるでしょう。

 

• 会員情報の管理
• 会計管理
• 問い合わせ対応
• 学会誌の作成・発送
• 学会開催の案内
• 会場設営
• 発表資料の作成・編集・印刷・配布
• 外部講師の手配・連絡
• 当日運営・本番立ち合い
• アンケート作成・配布・集計

 

上記のように、日常的な管理業務や学会開催準備、運営などを通じて、学会をスムーズに進められるように取り組むのが学会事務局の役割となります。

展示会

企業などが展示会を行う際に設置されるのが、展示会事務局です。

 

展示会事務局の役割には、以下のようなものがあります。

• 設営
• 出展企業の情報収集
• 特設Webサイトの立ち上げ
• 印刷物の作成
• 展示会の受付
• 講演者とのミーティング
• ステージイベントの段取り決め
• 警備計画の立案
• 必要備品などの手配
• 問い合わせ対応
• 当日の進行管理
• 来場者数の集計
• 撤去作業のコントロール

展示会事務局には、展示会を問題なく進行させるため、準備や進行管理などを担う役割があります。

防災訓練

企業が防災訓練を行うにあたり、設置されるのが防災訓練事務局です。

 

防災訓練事務局の役割には、以下のようなものが挙げられます。

 

• 訓練計画の策定
• 備品管理
• 防災マニュアル作成・配布
• 防災マップ作成・配布
• 社内告知
• 当日運営・本番立ち合い
• 報告書作成

 

災害が発生した場合に備え、従業員が適切な行動を取れるように準備したり、訓練本番の実施に立ち会ったりするのが、防災訓練事務局に求められることです。

事務局運営の流れ

事務局運営の流れは、以下6つのステップとなります。

 

1.プロジェクトを立ち上げる

2.スケジュールを立てる

3.開催内容・開催場所を決定する

4.事前準備を行う

5.当日運営する

6.事後対応・振り返り

 

こちらでは、上記6ステップに沿って解説していきましょう。

プロジェクトを立ち上げる

事務局運営をスタートするにあたり、まずはプロジェクトを立ち上げましょう。

 

プロジェクトを立ち上げる際は、「メンバーを招集する」「事務局の役割を明確にする」「どの業務を誰が担当するかを話し合う」といったことが重要になります。

 

プロジェクトや体制によってメンバーの役割が異なるので、プロジェクトの役割分担を整理し、責任を明確にするのがポイントです。

スケジュールを立てる

次に、当日までの詳細なスケジュールを立てていきます。

 

本番当日の日付から逆算していくことで、いつまでに何をすべきかが判断しやすくなります。

 

本番の日程が曖昧な場合は、最速で当日を迎えられるようにスケジュールを立てることで、余裕のある行動ができるでしょう。

開催内容・開催場所を決定する

ステップ3は、開催内容や開催場所を決定することです。

 

開催内容を決める際、ターゲット層やイベントの目的を考慮して決めていきましょう。

 

また、開催場所に関しても、ターゲット層や目的を考えることで、「ユーザーがアクセスしやすい場所がどこか」が判断しやすくなりますよ。

事前準備を行う

当日までのスケジュールに沿って、問題なく開催できるように事前準備を行います。

 

事前準備は、機材の手配・必要な配布物の用意・人員の確保など、イベントによって様々であり、事前準備には時間がかかるものが多いため、余裕を持って取り組んでいきましょう。

 

事前準備をどれだけしっかり行ったかが、当日のトラブルを未然に防ぐことにもつながるため、注意深く行うのがポイントです。

当日運営する

いよいよ、本番当日の事務局運営になります。

 

事務局運営にとって重要なのは、イベントを最後まで滞りなく進めていくことです。

 

このため、適切な人員配置をし、当日業務をスムーズにこなすことが重要になってきます。

 

「人員が足りない！」ということがないよう、入念にチェックしておきましょう。

事後対応・振り返り

事務局運営は本番で終わりではなく、事後対応や振り返りがあります。

 

イベントが終われば、外部の講演者に対してお礼の連絡をしたり、アンケートや出欠情報の集計をしたりしていきましょう。

 

アンケートなどの情報は、次回以降のイベントの企画にも関わる大事なものなので、最後まで油断せずに取り組むことが大切です。

 

以下の記事ではイベント運営の基本的な流れについて詳しく説明しております。

イベント運営の基本的な流れは？運営マニュアルの作成ポイントまで

事務局運営を委託するメリット

 

事務局運営を委託するメリットは、以下の3つです。

 

1.担当者の負担を最小限に抑えられる

2.プロのスキルを活用できる

3.コア業務に集中できる

 

こちらでは、上記3つのメリットを解説していきます。

担当者の負担を最小限に抑えられる

事務局運営を委託するメリットの1つは、担当者の負担を抑えられることです。

 

委託することで担当者の事務作業にかかる時間や精神的負担を大きく減らせるでしょう。

 

「初めてイベント開催に向けて準備する」という場合は特に、1から作り上げることが負担になるため、プロに任せるメリットがありますね。

プロのスキルを活用できる

プロのスキルを活用できるというのも、事務局運営を委託するメリットです。

 

ノウハウのあるプロが事務局運営を行うことで、業界のトレンドを理解し、経験に基づいた判断でイベントを成功に導くことができるでしょう。

コア業務に集中できる

事務局運営を委託するというのは、コア業務に集中できることにもつながります。

 

イベントの補助的な業務全般を委託するとスケジュールに余裕ができ、根幹となるプロジェクトの企画などに力を注げるのです。

 

コア業務に力を注げば、企画などを改善することで「ユーザーの満足度を向上させる」ことにも大きく関わってくるでしょう。

事務局運営を委託するデメリット

事務局運営を委託するデメリットは、以下の2つが挙げられます。

 

1.外注コストがかかる

2.スキルが蓄積されないことも

 

こちらでは、上記2つのデメリットを解説します。

外注コストがかかる

事務局運営を委託するデメリットの1つは、外注コストがかかるということ。

 

費用が発生してしまうのは、業務を委託するうえで必要なことではあるため、できるだけ費用対効果を得られる業者を選ぶのがおすすめです。

 

どこまでの業務を任せられて、それがどの程度の成果に結びつくのかを考慮してみましょう。

スキルが蓄積されないことも

スキルが蓄積されないこともデメリットの1つだといえます。

 

これは、委託することで事務局運営のノウハウが溜まりづらくなってしまうからです。

 

「スキルも徐々に身に着けていきたい！」という方は、定期的に業者と打ち合わせをして内容を確認していくなど、丸投げしないことが大切になります。

事務局運営は「ワンコンシスト」へお任せください！

事務局運営なら、私たち「ワンコンシスト」へお任せください。

 

ワンコンシストにお任せいただくメリットは、以下の通りです。

 

• 事務局運営全般を任せられる
• イベント企画サービスも利用できる
• 経験者など、業務に最適な人員確保ができる
• 迅速対応でリピート依頼率93%

 

ワンコンシストでは、事務局運営全般をお任せいただけるうえ、イベント企画サービスもあり、悩む方の多い企画に関しても親身にご提案させていただきます。

 

また、ワンコンシストではキャスト1人ひとりのスキルデータを蓄積していることから、業務に応じて最適な人員を手配することもできるのです。

 

提案力はもちろんのこと、お客様への迅速な対応も心がけており、リピート依頼率は93%と評価いただいております。

 

ワンコンシストの詳しい実績などは、以下からチェックしてみてください。

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まとめ

「事務局運営についてわからないことが多い」という方は、スムーズな事務局運営に必要な役割や流れをしっかり把握することから始めてみましょう。

 

事務局運営の役割や流れは今回の記事でご紹介した情報を参考に、事務局運営を委託するメリットやデメリットも考慮して「委託するかどうか」を検討してみてくださいね。

 

事務局運営の全般に関してご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

 

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