イベント企画やイベント運営の担当になったとき、「どんな仕事内容があるんだろう？」と考えていませんか。

具体的な仕事内容を把握せず、とりあえずで始めてしまうと、イベント準備がスムーズに進まなかったり、思っているような成果が出なかったりするので、注意が必要です。

今回は、イベント企画の仕事内容、イベント運営の仕事内容、そしてイベント企画・運営を任せる会社の選び方についてお話します。

 

イベント企画の仕事内容とは

イベント企画の仕事内容は、大きく分けて以下7つです。

 

• イベントの目的やターゲットの決定
• イベント企画書の作成
• イベント内容の決定
• 日時・会場の決定
• 集客のための宣伝・告知
• 開催に向けた制作や準備
• イベント運営マニュアルを作成する

 

上記7つの仕事内容についてご紹介していきます。

 

イベントの目的やターゲットの決定

まずは、イベントの目的やターゲットを決定しましょう。

イベントの目的は1つに絞り込むことで、企画を進めていく際も芯がぶれず、目的に沿った効果的な内容を打ち出せます。

さらに、目的を達成するためのイベントに参加してほしいターゲットを、「属性（性別や住んでいる場所など）」「興味やニーズ」「習慣」などで明確にしてみてください。

参加してもらいたいターゲットをはっきりさせれば、より刺さるイベントを企画することができ、目的達成に近づくでしょう。

 

イベント企画書の作成

イベントの目的やターゲットを決めたら、イベント企画書を作成します。

イベント企画書は、イベント内容や意義に関して、スタッフみんなで認識を合わせるために作ります。

イベントの目的や開催概要、集客プランや予算などはもちろん、想定されるリスクを洗い出し、対策を記載しておくことも大切です。

 

イベント内容の決定

イベント内容は、目的やターゲットに合わせて決めていきます。

ついつい、あれもこれもと様々なコンテンツを盛り込みたくなるものですが、豊富なバリエーションはかえってターゲットに関心を持たれなかったり、期待している行動をしてもらえなかったりします。

ターゲットの視点に立ち、目的につなげるにはどのようなイベント内容が適切かを考えてみてください。

 

日時・会場の決定

イベント内容を決めた後は、日時と会場を決定します。

日時は、ターゲットが参加しやすいかどうかをベースに考え、終了時刻に関してはターゲットのその後の予定に差し支えないように設定しましょう。

イベント会場は、アクセスや立地、キャパシティや電波状況、会場を利用する際のルールなどを踏まえ、イメージ通りのイベントが開催できるかどうかで検討してみてください。

 

集客のための宣伝・告知

イベントの参加者を集めるために、効果的な宣伝や告知を行いましょう。

ターゲットに響くチャネルを使い、ニーズを意識しながら他のイベントにはない特徴やメリットを伝えてみてください。

また、集客内容や、ターゲットにわかりやすいかどうかもチェックしてみましょう。

 

開催に向けた制作や準備

イベント開催に向け、制作と準備も滞りなく行います。

必要な備品や配布資料などをリストアップし、レンタルや作成をしていきましょう。

また、自社スタッフのみでイベント開催が難しい場合は、イベント企画運営会社などに当日の運営スタッフを代行してもらうことを検討してみてください。

 

イベント運営マニュアルを作成する

イベント運営マニュアルを作成し、「イベントの全体像や目的」「各スタッフの役割」「各スタッフの配置や動き」などを共有し、効率的な運営につなげましょう。

イベント運営マニュアルに記載すべきポイントを以下にご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

• 概要
• 組織図
• タイムテーブル
• 会場見取り図
• 場内掲出物の置き場所
• スタッフ配置図
• 持ち場ごとの作業フローや作業内容
• 配布物のリスト
• 備品リスト
• スタッフの注意事項
• 緊急時対応

 

イベント運営の仕事内容とは

イベント運営の仕事内容は、以下の通りです。

 

• 会場の設営
• イベントのリハーサル
• イベント当日の進行管理
• 司会進行
• 音響や照明
• ステージ転換
• 参加者の誘導
• 参加者の受付
• アンケート調査
• 会場内のトラブル対応
• イベント会場の撮影
• 会場の撤去作業

 

もしかすると多いように感じている方もいるかもしれませんが、それぞれわかりやすく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

 

会場の設営

イベント会場の設営をする際は、設営関連業務を管理するリーダーを選定し、作業のモレを防ぎます。

搬入時の荷下ろしや荷物の運搬、椅子や机のセッティングなど、多くの作業を限られた時間で完了しなければいけないので、自社スタッフだけで対応が難しい場合は派遣の手配も検討してみましょう。

 

イベントのリハーサル

イベント本番の前に、リハーサルをすることも大切です。

しっかり準備をしていたとしても、最終チェックとして当日のタイムスケジュールやプログラムの内容、スタッフの動きや音響などを確認しましょう。

 

イベント当日の進行管理

事前に用意しておいたイベント当日の進行管理リストをもとに、進行を進めていきます。

スタッフの作業や担当時間が予定通りに進むとは限らないので、あらかじめ余裕を持ったリストを作っておき、時間が押した場合の対策方法も考えておくと安心です。

 

司会進行

司会は、台本をもとにスムーズなイベント進行をしていきます。

求められる役割は、「ディスカッションの場合は中立な立場で登壇者と参加者をつなぐ」「セミナーの場合は会場を和やかに盛り上げる」など様々なので、イベントごとに適した進行を行いましょう。

 

音響や照明

音響や照明は、会場全体に音やスピーチを届けたり、雰囲気作りやプログラムの演出をしたりなどでイベントに欠かせない仕事といえます。

社内でリソースがない場合、専門的な機材操作はプロの業者に頼んだ方が良いでしょう。

 

ステージ転換

ステージ転換といわれる、ステージ上の物の入れ替えも、イベントを成功させるための重要な仕事です。

「ステージ上のものをどこに捌けるのか」「次のものをどこからどこに設置するか」など、進行に差し支えないように転換する必要があります。

 

参加者の誘導

参加者を受付や会場内部に誘導する仕事も必要です。

参加者と直接接する仕事だからこそ、単に目的の場所へ案内するだけではなく、誘導とは直接関係ない質問を受けることもあるので、柔軟な対応やコミュニケーション能力が求められます。

 

参加者の受付

参加者の受付では、名前を確認したり配布物を渡したりなどの仕事はもちろん、参加者の質問に答えることも求められます。

受付は参加者の印象に関わるため、丁寧に対応をしたいところですが、受付に時間がかかり過ぎると、顧客満足度が低下する恐れがあります。丁寧かつ迅速な対応に加えて、参加者数に応じて受付窓口の数も調整が必要です。

 

アンケート調査

アンケート調査では、ターゲット層や流通経路、客観的な評価が得られるため、次回イベントのさらなる成功につなげるためにもぜひ実施しましょう。

設問文は短くわかりやすくし、選択式の設問を増やしたりイベント内に記入時間を設けたりなど、参加者が答えやすいように工夫してみてください。

 

会場内のトラブル対応

しっかりイベント準備をしていたとしても、時にはトラブルに見舞われることもあります。

「設備や機材の故障トラブルはないか」「近隣住民のクレームはないか」など、できるだけ事前にトラブルと対応策を想定しておきましょう。

予想外のトラブルが起きたときも、慌てずに参加者とスタッフの安全を第一に行動することが必要です。

 

イベント会場の撮影

広報や次回イベントの参考にできる会場撮影は、事前に参加者やスタッフの事前許可をとりましょう。

許可がもらえたら、中心となる主役スピーカーや講師の写真、会場の雰囲気、当日の流れがわかるような写真を撮影してみてください。

 

会場の撤去作業

イベントが終了したら、会場の撤去作業を行います。

会場の利用時間を超えないように、十分な人数のスタッフで、安全かつ速やかに作業を進めていきましょう。

 

イベント企画・運営を任せる会社の選び方

イベント企画やイベント運営は、この記事でお話した通り数多くの仕事内容があるので、専門会社に任せる方も多いです。

ただ、なんとなくで依頼する会社を選んでしまうと、「こんなはずではなかった」と後悔することもあるので、以下4つのポイントを踏まえて検討してみましょう。

 

• サポート内容をチェックする
• イベントの実績を確認する
• 丁寧な提案をしてもらえる会社を選ぶ
• 対応地域をチェックする

 

こちらからは、イベント企画・運営を任せる会社の選び方4つをご紹介します。

 

サポート内容をチェックする

イベント企画・運営を任せたい会社のサポート内容をチェックしましょう。

「企画から運営まで一括して依頼を受けてくれるのか」「予算内で最大のサービスを提供してくれるのか」など、複数の会社を比べながら自社が希望するサポートをしてくれそうな会社を選んでみてください。

 

イベントの実績を確認する

手掛けてきたイベントの実績を確認するのも大切なポイントです。

大小様々なイベント企画や運営を行なってきた会社なら、大切なイベントの依頼も安心して任せますね。

加えて、開催したいイベントの趣旨と類似した実績があるかどうかも、会社のHPや問い合わせなどで確認してみましょう。

 

丁寧な提案をしてもらえる会社を選ぶ

イベントを成功させるには、丁寧な提案をしてもらえる会社を選ぶことも必須でしょう。

他のイベントと差別化できるような提案をしてくれるかどうか、コミュニケーションをとりやすいかどうかをチェックしながら、親身に対応してくれる会社を選んでみてください。

 

対応地域をチェックする

イベントの開催地域によっては対応できない会社もあるので、事前に確認しておくのが良いでしょう。

せっかく依頼したい会社が見つかったとしても、対応地域外の場合は再度探さなければいけないので、初めに確認しておくと安心です。

 

まとめ

イベントを企画、運営するには、いくつもの仕事をこなす必要があります。

「自社だけでイベントを開催するのは難しいかも…」と感じた方は、ぜひイベント企画運営会社のワンコンシストにご相談ください。

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