結論、イベントで必要な人材を派遣依頼した際に、

何も知らない人材に対してオリエン（業務説明をする時間）は必要です。

本番前日に行う業務説明の日を「オリエン日」と呼ぶことが多く、半日程度の時間をかけて行うことも少なくありません。

 

この記事では、イベント現場歴20年の私が経験と実績を基に、オリエン日の考え方やオリエンの進め方をご紹介いたします。

 

オリエン日は必要なのか？

初めてその業務にあたる人材にとって、無知識で働くという事は不安でなりません。

知識がなければ来場者に対しての細やかな接客対応もできず、

結果的には来場者の不満だけが募る結果となってしまいます。

 

派遣依頼主の皆さまには、本業務が始まる前にどのタイミングで

業務内容のオリエンを行うかを含めて手配日数をご検討頂ければと思います。

 

オリエンで伝えるべき事

イベントで勤務する人材に関して、社員に研修するほどの知識量は必要ありません。

その数日、来場者に対して失礼のない対応のできる範囲で知識が落とし込めれば問題ありません。

では、具体的にはどのような情報が必要になるのでしょうか？

 

全体共有事項

 

・全体概要

∟展示会名、会場、開催期間、出展目的など。

 

・運営組織図

∟全体統括・主催、全体制作、運営など座組説明と報連相の宛先を共有。

 

・1日の流れ

∟展示会OPEN時間、トピックスのある時間、展示会CLOSE時間、撤収予定見込など。

※ステージやセミナーがあればその時間も共有しましょう。

 

・必要であればトランシーバーの割り振り

∟持ってない人は誰にまず聞けばよいか。

 

・控室の場所、昼食の有無又はその受取場所、使用して良いトイレや喫煙所に関してなど

 

・撮影の可否について

 

・スタッフ諸注意事項

 

分科会共有事項

分科会とは、全体の共有が終わった後に、

各配置に分かれてさらに細かい業務内容を説明することを指します。

この分科会では

 

 

・各パートでの組織図（報連相の相手の共有）

 

・各パートでの業務内容

 

・各パートでのメンバー確認、シフトローテーション確認など

 

 

※イベントにおいて、シフトローテーションのイメージがつかない方は

 【人材派遣を依頼した際の休憩の考え方】休憩をうまく回せば依頼人数は減らせる？でご確認いただけます。

 

オリエンにかける時間

オリエンで人材に伝えたほうがよい内容は前項で記載しましたが、

ではどのくらいの時間オリエンを行えばよいのでしょうか。

 

単純に口頭ベースで情報を伝えるだけであれば、

イベント本番初日の朝に１時間程度早く集合させれば伝える事はできると思います。

 

ただ、伝えた後の初日朝一でどの程度動けるかは、

その人材個人の資質で大きく変わってしまいます。

 

もし、人材全員が同じクオリティで動けることを目標とするのであれば、

情報共有にプラスしてロールプレイングで

実際のシミュレーションをおこなったほうが良いでしょう。

ボリュームにもよりますが、情報共有で１時間、ロールプレイングで１時間も取れれば、

人材の足並みは揃うかと思います。

実際の来場者対応が10:00くらいであれば当日のオリエンでも対応できることが多いですが、

8:00くらいから来場者対応が発生する場合、

前日にオリエンをする機会を設けておく方が安心して当日の業務に望むことができます。

 

オリエンで注意すべき点

オリエンに関して話をしてきましたが、オリエンだけすれば本番を迎えられるわけではありません。

実際に運営する為に必要な備品の準備などもあるでしょう。

いくらオリエンが済んでいても、物品がなければ運営することはできないので、

もし備品の準備などがまだの場合には、

まず運営できる環境を整えることから始めた方がよいと思います。

 

最悪の場合、オリエンはOJTという形でやりながら伝えていくこともできますが、

OPEN時に準備が出来ていないという事態は避けるよう、事前準備の段取りも大切になります。

また、マニュアルのような形で情報共有資料がある場合、

上から下までマニュアルを読み聞かせるだけではなかなか伝わりきりません。

マニュアルの中にも伝えるべき優先順位があるはずですので、

「絶対に覚えて欲しいポイント」は時間をかける、

「後から読めばわかる部分」は割愛して後から読んでもらうなど、

メリハリをつけて伝える事も必要となります。

 

時には説明の間に質問を挟むなどして、“聞いていないといけない”という

緊張感を作ることも有効な手段となります。

オリエンという名の長話にならないよう、オリエンする側も準備をして臨むことをお勧めします。

 

オリエンもHUMAN RESOURCERSへ

弊社に管理者も併せて人材のご相談を頂いた場合、オリエン部分も管理者が対応させて頂きます。

管理者は他の人材よりも先に入り情報共有を頂く必要がございますが、

ご依頼いただく皆様が1対多に話をする必要はなくなります。

また、現場慣れした管理者が、オリエンをする上で必要な情報を質問しながら潰していくので

実際にオリエンをする際に情報不足は起こりづらくなります。

 

我々HUMAN RESOURCERSが人材への業務説明の部分も

一緒に考えご提案させていただきますので、

まずはお気軽にご相談頂ければと思います。