「学会運営を予定しているから、業務内容などを知りたい！」とお悩みの方は多いはずです。

 

学会を運営するには、多数の準備をこなし、ポイントを押さえながら開催に向けて進めていかなくてはなりません。

 

今回の記事では、学会運営の主な業務内容3つと、学会運営に大切な4つのポイントについてご紹介します。

 

さらに、開催の2〜3年前から考慮すべき学会運営のスケジュールについても解説するので、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

関連記事：学会ってどんなもの？イベント運営会社が準備や進行のポイントを徹底伝授！

学会とは

「学会」とは、学者や研究者が成果を発表し、専門家と議論する場のこと。

 

学会と似ている「学術集会」や「学術大会」というものもありますが、こちらは一般の方も参加しやすい集まりのため、研究者同士の交流の場である学会とは意味が少し異なります。

 

また、海外の専門家も集まる学会は「国際会議」といわれ、英語で講演を行うなどの違いがあります。

学会運営の主な業務内容

学会運営の主な業務内容は、以下の3つです。

 

1.企画立案

2.事前準備

3.当日運営

 

こちらでは、上記3つについて詳しく解説していきます。

企画立案

学会運営をするには、企画立案が重要となります。

 

学会のテーマ・プログラム構成・規模・開催場所・日程など、学会開催の根幹となる様々な計画を立てなくてはいけません。

 

企画を立てるためには、想像力や課題への気づき、情報収集などの能力が求められるでしょう。

事前準備

学会のために、以下のような事前準備も大切です。

 

• 適切な会場選び
• 公式WEBサイト制作
• 協賛や広告依頼
• 印刷物の作成
• 収支予算案の作成
• 演者のエントリー方法の決定
• 会場レイアウトの決定
• 業務マニュアルの作成
• 講演者やスタッフの手配
• 必要備品や運送会社の手配
• リハーサルの実施

 

事前準備を行う際は、「学会の目的」や「参加者が快適に過ごせるか」「設備や備品は足りているか」などを考えながら進めてみましょう。

当日運営

学会の当日運営では、以下のような業務が必要となります。

 

• 搬入作業
• 参加受付業務
• 来賓への対応
• スタッフの管理や指示だし
• スタッフ間の情報連携
• トラブル対応
• 撤収作業

 

当日の運営が慌ただしくならないように、マニュアルを確認しておいたり、スタッフを十分な人数配置しておいたりなどの対策をしましょう。

学会運営のスケジュール

学会運営のスケジュールは、以下のように立ててみてください。

 

1.【2～3年前】実行委員会を設立

2.【1～2年前】学会の詳細を決定

3.【1年前】公式Webサイト開設・告知

4.【6ヶ月前】来場者の申し込み開始

5.【1～6ヶ月前】会場のレイアウトや業務マニュアルの作成

6.【前日～1ヵ月前】最終打ち合わせやリハーサル

7.開催当日

8.【終了後】収支決算書の作成

 

こちらでは、上記のスケジュールについてそれぞれ解説していきます。

【2～3年前】実行委員会を設立

学会開催の2〜3年前に実行委員会を設立し、以下のような担当を決めましょう。

 

• 実行委員長
• 会計
• 広報
• 出版
• 展示
• プログラム
• 開催地
• 問い合わせ窓口
• 進行管理

 

各担当を決めることで、学会の目標に向かって円滑に業務を遂行しやすくなります。

 

それぞれ担当の業務をこなすことはもちろん、実行委員会のメンバーで情報共有やコミュニケーションを行えるような仕組みも必要です。

【1～2年前】学会の詳細を決定

1〜2年前には、以下のような学会の詳細を決定しておきましょう。

 

• 学会名称
• テーマ
• 学会の規模
• プログラム構成
• 会場の場所
• 開催の日程
• 参加人数
• 人員確保の方法
• 収支予算
• 学会までのスケジュール
• 必要な設備
• 懇親会の企画
• 受付方法

 

直前になって慌てないためにも、上記のような学会の詳細を前もって決めておくのがおすすめです。

 

「学会運営は準備が多くて、時間が足りない…」という方は、学会の企画や運営を任せられる運営会社に相談してみるのも良いでしょう。

【1年前】公式Webサイト開設・告知

学会開催の1年ほど前には、公式Webサイトを開設したり、関連機関などへ告知したりします。

 

学会の会場や日程、参加登録の方法などを公開するため、公式Webサイトを開設しましょう。

 

問い合わせの受付などもWebサイトを通じて行えるので便利です。

 

また、関連機関への告知や、協賛・後援・広告などの依頼をするのも、このタイミングに行います。

【6ヶ月前】来場者の申し込み開始

6ヶ月前には、学会に来場する人の申し込みを開始しましょう。

 

参加者の申込み状況は、都度確認しておきます。

【1～6ヶ月前】会場のレイアウトや業務マニュアルの作成

会場のレイアウトや業務マニュアルの作成を、学会開催の1〜6ヶ月前までに行います。

 

講演の場所や飲食スペース、受付など、会場のレイアウトを作成し、各場所に必要な設備や備品を把握して手配しましょう。

 

加えて、スタッフの業務マニュアルを作り、当日の人員配置も考えておきます。

【前日～1ヵ月前】最終打ち合わせやリハーサル

学会開催前日〜1ヵ月前には、最終打ち合わせやリハーサルを行いましょう。

 

実行委員会内での最終打ち合わせやリハーサルは、学会開催当日に向けての最終確認として重要です。

 

最終打ち合わせでは、当日の流れ・設備・備品・配布資料などをしっかりチェックします。

 

また、リハーサルは、開催の前日に会場設営ができている状態で行い、設備の点検も忘れずに見ておきましょう。

【開催当日】

学会開催当日は、トラブルなく円滑に進行できるように取り組みましょう。

 

慌てることなく学会を成功させるためにも、各スタッフの役割や受付、誘導方法を当日のミーティングで確認します。

 

トラブルが起きてもスムーズに対応できるように、スタッフ間の連携もチェックしてみてください。

 

当日に撤収作業も完了させる必要があるので、返却時間内に備品の確認やゴミの処分、清掃などもできるようにします。

【終了後】収支決算書の作成

学会終了後は、収支決算書の作成をしましょう。

 

全ての清算が完了した後、収支決算書を作り保管します。

 

加えて、学会関係者への礼状も忘れずに送りましょう。

学会運営に大切な4つのポイント

学会運営に大切な4つのポイントは、以下の通りです。

 

1.進捗の遅れが出ないようにスケジュールを管理する

2.人員不足がないようにする

3.イレギュラーに備えておく

4.経験豊富な運営会社に相談して業務の負担を軽減させる

 

こちらでは、上記4つについて解説していきます。

進捗の遅れが出ないようにスケジュールを管理する

学会に向けて進捗の遅れが出ないように、スケジュールをしっかり管理しましょう。

 

スケジュールに沿って進めていかなければ、開催直前に慌てて準備を行うことになり、大きなミスにもつながりかねません。

 

遅延を防いで学会を成功させるためにも、準備段階から十分な人員を確保しておく必要があります。

人員不足がないようにする

学会運営の際は、人員不足がないように準備しておきましょう。

 

スタッフが足りないと業務が円滑に進行できなくなり、最悪の場合トラブルが発生する原因にもなります。

 

スタッフ手配の際は、人員配置などを人材派遣会社などに相談したうえで依頼すると良いでしょう。

 

学会運営で外国語の対応が必要な場合も、人材派遣会社を利用すれば、語学力に秀でた即戦力のスタッフを手配することが可能です。

イレギュラーに備えておく

学会運営を成功させるためにも、イレギュラーに備えておきましょう。

 

「準備不足で学会当日のトラブルに対応できなかった」ということがないように、事前準備から当日対応まで、イレギュラーを想定しておくことが大切です。

 

想定外の出来事を考慮して余裕を持った準備を行い、無事に開催できるように進めていきましょう。

経験豊富な運営会社に相談して業務の負担を軽減させる

経験豊富な運営会社に相談して業務の負担を軽減させるのも、学会運営において重要なポイントとなります。

 

学会を成功させるためには、企画や準備、当日の運営といった多くの業務をこなすことが求められるため、実行委員会だけで乗り越えるのは難しいからです。

 

業務の負担をできるだけ軽減させ、学会成功のための計画実行に力を入れるためにも、運営会社に企画や運営のサポートを依頼するのが良いでしょう。

 

学会の企画から当日のスタッフ指示管理まで任せられる会社なら、より多くの業務を依頼することができるのでおすすめです。

学会運営なら「ワンコンシスト」に相談してみよう！

学会運営なら、私たち人材派遣会社「ワンコンシスト」へご相談ください。

 

学会の企画・運営・スタッフ派遣の全てをご依頼いただけるうえ、以下のような強みもございます。

 

• 大規模学会や国際会議での実績がある
• 業務に最適なスタッフを手配可能
• 外国語対応スタッフが多数
• 急ぎのスタッフ派遣対応も可能
• 最小1名から最大3,000名ほどまで手配可能

 

大規模学会や国際会議での実績があり、経験に基づくご提案などが可能なため、安心してお悩みをご相談ください。

ワンコンシストの派遣実績はこちら

 

また、ワンコンシストでは、スタッフ一人ひとりのスキルデータを管理しており、業務に最適なスタッフを派遣することができます。

 

外国語対応スタッフの派遣や、急ぎで必要なスタッフの手配、少人数から大人数までの手配など、ご案件ごとの柔軟な対応も可能です。

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」のサービスはこちら

 

まとめ

「学会の運営に慣れていなくて、詳しいことを知りたい！」という方は、こちらの記事でご紹介した学会運営の業務内容や、スケジュールなどを確認してみてください。

 

この記事で解説している通り、学会を開催するにあたって必要な準備は多数あり、それらは学会成功のために重要なものばかりです。

 

事前準備や学会当日に慌ててミスを発生させないためにも、以下4つのポイントを押さえながら入念に進めていきましょう。

 

• 進捗の遅れが出ないようにスケジュールを管理する
• 人員不足がないようにする
• イレギュラーに備えておく
• 経験豊富な運営会社に相談して業務の負担を軽減させる

 

特に、一人当たりの業務負担が大きすぎて円滑な運営ができなくならないように、専門業者に相談するなどの対策をするのがおすすめです。

 

学会運営に関してのお悩みは、企画・運営・スタッフ派遣の全てをお任せ頂ける「ワンコンシスト」にご相談ください。

 

関連記事

イベントの運営スタッフ手配を派遣会社に依頼するメリットとは