「展示会運営ってどんなことをすればいいんだろう？」と、特に初めて出展する方は考えて

しまいますよね。

 

今回は、展示会運営の業務内容と注意するべきポイントをご紹介していきます。

 

さらに、展示会運営の種類やメリットなどについても解説するので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

 

こちらの記事では展示会スタッフを派遣するメリットと派遣会社の選び方を解説しています。

展示会運営とは

展示会運営とは、「新たなユーザーを獲得するために、商品・サービスの展示を行うイベント」の運営をすること。

 

展示会では、特定のテーマが定められており、様々な企業がテーマに沿った商品やサービスの紹介を行います。

 

このため、自社に興味のある来場者とつながることができ、集客や新規商談の獲得、企業のプロモーションにつながるのです。

展示会運営の種類は4つある

展示会運営の種類は、以下の通り4つあります。

1.合同展示会

2.セール展示即売会・動員催事

3.プライベートショー

4.パブリックショー

 

それでは、上記4種類の特徴などを解説していきましょう。

合同展示会

合同展示会は、全国の主要都市で開催される大きな展示会で、複数の企業が合同で出展するイベントです。

 

東京ビッグサイトなどの大型会場で開催されることも多く、「マーケティング」や「IoT」など、展示会のテーマごとに関連企業が出展しています。

 

大きい展示会では数千社が出展することもあり、来場者は数万人規模になるケースも。

 

各テーマごとの新商品や新技術が展示されるため、「業界の最新トレンドを知りたい」というビジネスパーソンが多数集まります。

セール展示即売会・動員催事

セール展示即売会や動員催事は、商品の販売を目的とした展示会を指します。

 

ブランド品をセール価格で販売するといったイベントが多く、一般消費者向けの展示会です。

 

来場者は展示商品を見たり触ったりしながら購入の検討ができるので、「購入したい！」と思ってもらいやすくなります。

プライベートショー

プライベートショーとは、1つの企業が主催し出展するイベントで、自社の商品やサービスをアピールする展示会です。

 

イベントの中でセミナーやステージショーなどを開催し、来場者に楽しんでもらいながら、関係性を深める目的もあります。

 

プライベートショーは招待制であることが多く、基本的には既存ユーザーとの結びつきを強めるイベントといえるでしょう。

パブリックショー

パブリックショーは、一般消費者も来場して楽しめるような展示会で、出展企業が商品やサービスをアピールするイベントです。

 

「東京ゲームショウ」や「コミックマーケット」などの大規模なイベントも珍しくなく、外国からも多数来場するような展示会もあります。

 

来場者の入場料を収益とすることがほとんどで、主な目的はファンの獲得です。

 

イベントでファンが獲得できれば、SNSなどを通じて商品やサービスに興味を持ってくれる人を増やすことが期待できるでしょう。

展示会を運営するメリット

展示会を運営するメリットは、以下の3つです。

 

1.新規ユーザーの獲得

2.商品やサービスのアピール

3.社名の宣伝

 

それでは、上記3つをそれぞれを詳しく解説していきます。

新規ユーザーの獲得

新規ユーザーの獲得をできることが、展示会を運営するメリットの1つです。

 

展示会のテーマに興味を持つビジネスパーソンが多く集まるため、効率的に新規顧客の獲得チャンスがあるといえます。

 

来場者は展示する商品や技術に関心があるため、ユーザー側から相談されて商談に発展することも多いでしょう。

商品やサービスのアピール

展示会では、商品やサービスのアピールができます。

 

ブース内のレイアウトやデザインを工夫することで、より商品やサービスを魅力的に見せることができます。

 

商品やサービスの簡単なデモを行い、興味を持った来場者を誘引するということもできます。

社名の宣伝

展示会の運営によって、社名を宣伝することもできます。

 

展示会ブースにて社名や企業イメージを印象付ければ、多くの来場者からの認知につながるでしょう。

 

ブースへの誘引ができなかったとしても、印象的なサイネージやパンフレットを使って宣伝を行うことが可能です。

展示会運営する前に考えるべき3つのこと

展示会運営する前に考えるべき3つのことは、以下の通りです。

 

1.どのような分野の展示会なのか

2.どんな人が展示会に来るのか

3.どの場所で展示会を開催するのか

 

それでは、上記3つについて解説していきましょう。

どのような分野の展示会なのか

どのような分野の展示会を行うか、運営前にじっくり検討しておきましょう。

 

テーマに沿った運営をしなくては、来場者から多くの興味を持ってもらえないことがあります。

 

展示する商品やサービスがテーマに合致しているかについても、しっかりチェックしておいてください。

どんな人が展示会に来るのか

どんな人が展示会に来るのか想定しておきましょう。

 

展示会のテーマから、どのようなビジネスパーソンが来場するか想定し、自社のターゲットを決めておくのもポイントです。

 

ターゲットの来場者がブースに来たときの対応の仕方なども、考えておくと良いでしょう。

どの場所で展示会を開催するのか

どの場所で開催される展示会なのかも、大切な確認項目です。

 

会場の場所によっては来場者数も変わりますし、ブースの場所も集客に影響を及ぼします。

 

ブースの場所は広い通路に面していて、入口や出口から近い場所が良いでしょう。

 

また、確保するブースの大きさは、展示する商品やサービスに必要なスペースを想定して決めるのがおすすめです。

展示会運営に必要な8つの業務とは

展示会運営に必要な8つの業務とは、以下の通りです。

 

1.展示会の企画

2.出展者の誘致

3.広報活動

4.来場者の誘致

5.会場設営

6.展示会開催の準備：出展社サポート/事務局業務

7.本番の運営

8.会期当日～搬出・撤去

 

こちらでは、上記8つの業務を解説していきます。

展示会の企画

展示会の企画は、成功につながる重要な業務の1つです。

 

展示会の目的を明確にし、ターゲット層にどのようなアプローチをするかなどを決めていきます。

 

「企画に慣れておらず外部に任せたい」という方は、イベント企画を行っている会社に依頼するのもありでしょう。

出展者の誘致

企画が決まれば、出展者の誘致をしていきます。

 

半年から1年ほど前からテーマに沿った出展者を誘致しましょう。

 

出展者は「利益がある展示会へ参加したい」と考えるので、メリットが明確にわかるよう工夫するとグッドです。

広報活動

テーマに沿って決めたターゲット層に対して、展示会の広報活動を行うステップです。

 

パンフレットの作成以外にも、新聞やWeb上での宣伝といった活動が必要になります。

 

展示会によっては、海外ユーザーに対しての広報活動も視野に入れておくと良いでしょう。

来場者の誘致

展示会の数ヶ月前になれば、来場者の誘致に取り掛かるのがベスト。

 

メディアを利用したり、SNSやDMを使用して誘致していきましょう。

 

展示会のテーマやコンセプトを具体的にイメージしてもらえるように工夫すれば、集客の成功につながります。

会場設営

展示会全体の会場設営や、出展企業ブースの設営など、会場に関わる様々な業務を行うステップです。

 

会場設営には大人数のスタッフを確保する必要があるため、運営や人員確保を任せられる人材派遣会社に依頼すると良いでしょう。

展示会開催の準備：出展社サポート/事務局業務

展示会開催に向けて万全に備えておきましょう。

 

大盛況の展示会にするには、ホームページ制作などの事前準備や魅力的なブース作りなどが求められます。

 

自社だけで行うと大きな負担がかかってしまうため、「出展社サポート」「事務局業務」といった業務を請け負う運営会社に任せるのがおすすめです。

 

当日は、進行をサポートする受付・アテンド・進行管理などのスタッフを配置し、スムーズな運営ができるようにしましょう。

本番の運営

いよいよ展示会本番の運営についてです。

 

主催側はイベント成功に向けて運営や各出展企業のサポートをし、出展企業はブースの運営に取り組みます。

 

来場者へ効率的なアプローチをするためにも、人員不足にならないようなスタッフ配置が必要となるでしょう。

会期当日～搬出・撤去

会期当日〜搬出と撤去についてです。

 

展示会が無事終了してもまだ終わりではありません。

 

開催最終日には搬出と撤去作業があり、適切な人数のスタッフによってスムーズな後片付けが求められます。

展示会に出展するときの注意点

展示会に出展するときの注意点は、「運営にかかるコストを把握すること」そして「安心して運営を任せられる会社を選ぶこと」です。

 

出展する際には、出展料・設営費用・運営費用・配布物作成費用といった費用がかかることを知っておきましょう。

 

加えて、スムーズな運営を行うためには、適切な会社に展示会運営を依頼するのがおすすめです。

 

運営会社を選ぶ際は、展示会出展に関する要望を細かく聞いたうえで柔軟に対応してくれる会社が良いでしょう。

 

また、企画・運営・人材の手配を全て任せられる会社なら、展示会の相談を一括で行えるので一押しです。

展示会をスムーズに出展させる【3つのポイント】

展示会をスムーズに出展させる3つのポイントは、以下の通りです。

 

1.経験豊富な運営会社に相談する

2.最適なスタッフを配置する

3.来場者が安全で快適に楽しめるようにする

 

では、上記3つのポイントを解説していきます。

経験豊富な運営会社に相談する

経験豊富な運営会社に相談するのがポイントです。

 

展示会当日は混雑が予想されたり、忙しくて業務に手が回らなかったりするため、成功させるためにも運営に慣れた会社へ依頼しましょう。

 

私たちワンコンシストは、企画・運営・人材手配の全てをお任せいただけるうえ、展示会の経験も豊富です。

 

「展示会出展に対して不安がある」という方は、ぜひワンコンシストにご相談ください。

最適なスタッフを配置する

展示会出展において、最適なスタッフを配置するのも大切でしょう。

 

これは、能力や経験のあるスタッフを適切な人数確保して配置することで、展示会当日の運営がとてもスムーズになるためです。

 

場合によっては外国語対応のできるスタッフを配置し、海外ユーザーへのアプローチも行っていきましょう。

来場者が安全で快適に楽しめるようにする

来場者が安全で快適に楽しめるようにすることも、もちろん重要です。

 

デモを行う際は安全に行えるよう徹底し、当日は「混雑によって不快に感じられないよう来場者を案内する」などの対策をしましょう。

まとめ

展示会を運営することで、新規ユーザーの獲得や社名の宣伝につながるなどのメリットがあります。

 

円滑に展示会を運営させるためには、受付・アテンド・進行管理など様々な業務をこなす必要があるので、適切な人数のスタッフを確保しておきましょう。

私たちワンコンシストなら、企画・運営・人材手配まで一括でお任せいただけるので、展示会運営にお困りの際はぜひご相談ください。