イベントへの出展などを検討し、始めて人材派遣を依頼しようと思っても、

どのような条件で依頼したら良いかわからない。

そう思った方もいるのではないでしょうか。

 

この記事では、イベント現場歴20年の私が経験と実績を基に

人材の派遣依頼する際のポイントと、

手配に沿ってメリット・デメリット、お勧めの契約形態までご紹介いたします。

初めて人材を依頼する前の準備にお役立ていただけますと幸いです。

 

人材を依頼する目的とは

 

そもそも、人材を依頼する目的は何か。

人材に求めるものは何か。この辺りからお話を出来ればと思います。

 

イベントへの出展や自社でイベントを開催しようと考えた場合、

抱えている社員だけでは人数が足りない。

アルバイト採用などの手間とコストを考えたときに、短期間で人員を相談できるのがイベントの業務請負です。

必要な時に必要な分だけ人材を依頼することができます。

6W2Hを使うと、どれだけの人材依頼が必要なのか考える事ができます。

 

• When（いつ）：イベント当日
• Where（どこで）：自社のブースにて
• Who（だれが）：依頼した人材が
• Whom（だれに）：来場客に対して
• What（なにを）： お声掛けをして来場を促す/商品の説明をする/アンケートをとる/配布物を配る
• Why（なぜ）：集客しないと商談機会が得られない/自社の商品を知ってもらう為に/お客様の声の集約/認知拡大の為に
• How（どうやって）：録音音声による集客/興味がありそうな方に対して対人接客/オンラインでの対応
• How much（いくらで）：人件費＞物価　何を人で対応しなければならないのか

 

複数日業務とは？

 

実際に人材派遣の依頼を行う日程が、2日間以上の業務が複数日業務となります。

例えば、3日間連続の業務もあれば、毎週土日のみで月に8日間などという業務もあります。

昨今はワークライフバランスの考え方も浸透してきており、

土日はしっかり休みたいという人や、3勤1休2勤1休程度で働きたいという方も増えてきています。

 

一昔前までは「土日構わず5日間くらいは平気で働けます」という方も多かったですが、

最近では金～日曜日までの3日間というような複数日業務や、

毎週土日だけといった複数日業務で連勤を望まない方も増えてきている印象を受けます。

 

手配例とメリット・デメリット

 

6W2Hを使って検討した結果、実際に人材を派遣依頼したいとなった場合、どのような形でスタッフを依頼するのが良いのでしょうか？

 

2つの手配例で解説

9/15(金)～17(日)の3日間がイベント本番で、ここで人材を毎日10名お願いしたい

 

手配例①4日間通しのキャストを依頼

9/14(木)から呼んで業務オリエンを実施、9/15(金)～17(日)の3日間は業務のみを行う。

 

手配例②本番の3日間だけキャストを依頼

業務オリエンは必要であれば毎朝でも行う。

 

手配例①を選ぶ場合のメリットは、オリエンは1回で済むこと。

また、朝7:00位からの業務など、朝が早くて十分説明をする時間が取れない時には、事前にオリエンを済ませておけば本番当日もスムーズに運営ができます。

 

デメリットとしては本番日+αでキャストを依頼しなければいけないこと。

どうしても追加で人件費が必要となってきます。

 

手配例②を選ぶ場合のメリットは、余計な人件費がかからない事。

当日の朝に業務オリエンをする時間が取れれば、通し人材にこだわらずとも人材を確保することができるので

比較的直近のオーダーになってしまっても、手配対応してもらいやすくなります。

 

デメリットとしては、当日の朝に十分な時間が取れない場合、バタバタと本番に突入してしまう可能性があること。イレギュラーなどが発生した場合、予定通りにスタートできないリスクも無視はできません。

 

メリットとデメリットを把握し、本当に連勤で依頼する必要があるか、検討しましょう。

 

 

指揮命令系統について

 

人材を依頼しようとした場合、問題になってくるのが

【その人材に対して誰が指揮命令を行うか】という事です。

 

請負契約の場合は、受注者の中に管理者を設けなければなりません。

逆に派遣契約の場合には指揮命令は発注者になるため、

管理者を別で発注する必要はありませんが、業務オリエンなどは全て発注側で行う必要が出てきます。

 

請負契約のほうが手間がない？

請負契約でこの人材を手配依頼しようとした場合、実際に必要な10名の他に、

指揮命令を行う管理者を１名依頼する（10名のうち１名を管理者にしても良い）必要があります。

この管理者が指揮命令（つまりは業務オリエン）を行うと考えれば、

たとえ毎朝業務オリエンが必要になろうとも、依頼側が手を煩わせる必要はありません。

 

弊社ももちろんですが、受注側が責任を持ってスタッフに業務オリエンを行い、本番業務に望みます。

 

管理者１名だけ手配例①の形で発注し、事前に業務内容を共有頂き、

キャストに関しては手配例②の形で本番当日だけ発注頂ければ、我々受注側が上手くまわします。

 

発注のタイミング次第では②の形で発注頂いても、キャストが通し勤務になる場合もありますし、

1日のみ、2日間のみのスタッフが混ざり込むような事があっても、

受注側で漏れなく業務オリエンを行い、業務を遂行致します。

 

 

請負契約では管理者をご発注頂く代わりに、「イベントの成功」という形で成果物を納品させて頂きます。

その為、受注側はイベントの成功に向けてキャストと向き合います。

10:00スタートのような現場であれば、初回勤務のキャストのみ8:00位から呼んで業務オリエンを行うなど、必要最低限のキャスト拘束で余計な人件費も手間もかけさせません。

 

 

派遣契約の形態では指揮命令系統が発注側にあるため、

業務オリエンの手間も考えて通しで発注する必要もあるかと思いますが、

請負契約の場合は受注側がしっかり管理をおこないますので、

通し勤務にこだわらずとも手間なく進めることができます。

 

こちらで店舗オープニングイベントや学会運営補助などのご依頼事例とお見積りを公開しています。

人材派遣の依頼イメージや流れを一度ご確認いただけますと幸いです。

 

 

人材の手配はHUMAN RESOURCERSへ

 

イベントを成功に導くためには、ターゲットや目標を明確にして、

ターゲットにあった方法で運営を進めていくことが大切です。

 

その為に、どのような業務に、どのくらいの人材が必要になるのか。

その人材は通しで手配しなければいけないものなのか。単日手配のキャストでも対応できるものなのか。

 

発注人数やタイミング、内容などを加味して、的確な契約形態とキャストの手配に関する提案をさせて頂きます。

弊社の場合、派遣契約でも請負契約でも対応は可能ですので、まずはお気軽にご相談頂ければと思います。