「PRイベント」は、情報リーチの最大化やユーザーとの信頼関係構築を狙うことができるイベントだからこそ、効果的な企画制作を行うことで、企業の成長につながる大事なイベントです。

 

今回は、PRイベントの概要や特徴、PRイベントの企画から開催までの流れを6つのステップに分けてご紹介します。

 

PRイベントの企画を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

PRイベントとは

PRイベントとは、商品やサービス、企業自体を宣伝するために実施されるイベントです。

 

開催することでブランディングや認知拡大が期待できるうえ、パブリシティの獲得により情報リーチの最大化が見込めるため、競合他社との競争において優位性も高められます。

 

また、ユーザーと直接コミュニケーションをとれるPRイベントでは、信頼関係を構築したりサービス・商品をより深く理解してもらったりすることも可能です。

PRイベント3つの種類

PRイベントは、主に以下の3種類にわけることができます。

 

• セールスプロモーション形式
• インナー形式
• プレス形式

 

上記3種類についてご説明します。

セールスプロモーション形式

セールスプロモーション形式のPRイベントとは、自社のサービスや商品をアピールし、ユーザーの購買意欲を引き出すためのイベントです。

 

ユーザーに対してダイレクトに価値や強みなどを伝えられ、イベントの例として商品プロモーションや販売イベント、法人向け商談会やオンライン展示会などが挙げられます。

インナー形式

インナー形式のPRイベントとは、企業が社員などの関係者に向けて開催するイベントです。

 

社内コミュニケーションの活性化やエンゲージメントの向上などの目的で実施され、代表例としては入社式や表彰イベント、株主総会や企業説明会などが挙げられます。

プレス形式

プレス形式のPRイベントとは、ユーザーやメディアなどに向けて情報を発信するイベントです。

 

メディアへの露出機会の獲得やメディア関係者からの認知度向上を図ることができ、記者会見や新商品発表会、上場会見などがプレス形式に該当します。

【開催までの流れ1】PRイベントを企画する

 

PRイベントを開催するにあたり、まずは以下3つの項目をふまえて内容を企画していきます。

 

• 目的をはっきりさせる
• アイディアを捻出する
• 1つのアイディアに決定する

 

こちらでは、PRイベントを企画する際の項目についてご説明します。

 

また、下記の記事でイベントの企画・運営の仕事内容について詳しく解説しているのでご覧ください。

イベント企画・運営の仕事内容と任せる会社の選び方

目的をはっきりさせる

まずは、PRイベントの開催目的を明確にしましょう。

 

目的を1つに絞ることで、方向性がぶれることなく効果的なイベントを開催することができます。

 

自社の現状をしっかりと整理し、何をゴールにすれば自社にとってプラスに働くのかを今一度検討してみてください。

アイディアを捻出する

先ほど明確にした目的を達成するため、PRイベントのアイディアを複数出していきます。

 

ターゲットとなる参加者像をイメージし、どんな内容であればイベントの成功につながるのかを考えていきましょう。

 

【PRイベントのアイディア例】

 

• フォトジェニックなスポットで彩られたイベント
• 体験型アクティビティイベント
• 音楽イベント
• ゲスト講演の企画イベント
• ゲームやクイズ形式のイベント

1つのアイディアに決定する

PRイベントのアイディアを複数捻出したら、その中から目的の達成に見合ったアイディアを1つ選びましょう。

 

アイディアを絞り込むときは、目的達成ができるかはもちろん、自社ならではのオリジナリティ溢れるる内容になるかどうかも検討します。

 

「もし私が参加者だったら」と考えながら、価値のあるアイディアを選んでください。

【開催までの流れ2】PRイベントのスケジュールを策定する

PRイベントの企画が決定したら、スケジュールを策定するために以下2つの項目を決定します。

 

• 日程を決める
• 会場を決める

 

効果的なスケジュールを検討し、PRイベントの成功につなげていきましょう。

日程を決める

PRイベントの日程は、ユーザーが集まりやすいかどうかを考慮して決定しましょう。

 

ユーザーの勤務形態・趣味などを考慮する他、休日・祝日や特定の行事もリサーチしてみてください。

 

また、競合イベントの日程と重なってしまうと期待通りの集客につながらないので、市場調査も忘れずに行いましょう。

会場を決める

PRイベントの会場選びは、顧客満足度の向上に直結するポイントです。

 

交通の便や、設備の確認など、ユーザーが心地良くPRイベントに参加できる環境かどうかを入念に確認しましょう。

 

ユーザーの視点で、会場へのアクセスや受付の流れなどを確認すると、より良い会場のイメージがつきやすくなります。

【開催までの流れ3】PRイベントを宣伝する

PRイベントのスケジュール策定後、以下2つの項目をもとに宣伝を行います。

 

• ターゲットにアプローチできる宣伝方法を選ぶ
• ベネフィットを明確に告知する

 

効果的な宣伝を実施しなければ集客が見込めなくなるので、ぜひ参考にしてみてください。

ターゲットにアプローチできる宣伝方法を選ぶ

PRイベントの宣伝は、ターゲットにリーチしやすい方法を選ばなければ、効果的な集客につながりません。

 

年齢・性別・職種・家族構成・趣味などを想定したペルソナを設定し、その人物像に向けて効率的に届けられる集客方法を選んでみてください。

 

「宣伝費用が安いから」「他社も同じ宣伝方法で成功していたから」などの理由で宣伝方法を選ぶと、大きな失敗につながってしまう可能性があるので注意しましょう。

ベネフィットを明確に告知する

PRイベントの宣伝では、ベネフィットを明確に伝えることが重要です。

 

「イベントに参加することで参加者にどのような利益があるのか」を事前に洗い出し、その利益を全面的に押し出した形で宣伝すると良い反応が得られるでしょう。

【開催までの流れ4】PRイベント実施に向けた準備をする

PRイベントの宣伝と並行しながら、以下2つの項目を意識して準備を進めていきます。

 

• 備品を用意する
• イベント運営マニュアルを作成する

 

念入りな準備は、PRイベントの効果を最大限高めることにつながります。

備品を用意する

PRイベントで用意する備品は、漏れがないようにリストアップしておきましょう。

 

下記のPRイベントの備品例を参考にしてみてください。

 

【PRイベントの備品例】

 

• 配布物（カタログやパンフレットなど）
• アンケート用紙
• 筆記用具
• 回収ボックス
• 接客応対用の飲食物
• 設備系の備品
• デジタル機器系の備品
• 装飾系の備品
• ノートパソコン
• スマートフォン
• モバイルルーター
• 演台
• マイク
• スピーカー
• アンプ
• プロジェクター　など

イベント運営マニュアルを作成する

プログラムの詳細や各部門の役割、緊急時対応などが記載された「イベント運営マニュアル」を作成しましょう。

 

イベント運営マニュアルを作成することで、関係者がイベントの全体像を掴みやすくなり、各スタッフの配置や動きを把握したうえで、効果的に運営できます。

【開催までの流れ5】PRイベントを開催する

PRイベントの準備が終了したら、以下3つの項目を意識しながら当日の運営を行います。

 

• 余裕をもって設営を行う
• マニュアルをもとに進行する
• 速やかに撤収する

 

事前にPRイベント当日に実施するべきことを把握しておき、スムーズな運営を目指しましょう。

余裕をもって設営を行う

PRイベント当日は、時間に余裕をもって設営を進めます。

 

設営の不手際は参加者の不信感につながるため、丁寧に作業していきましょう。

 

事前に作成した運営マニュアルを確認しながら、スタッフ全員で連携して進めていくことがポイントです。

マニュアルをもとに進行する

PRイベントの開催時刻を迎えたら、運営マニュアルをもとに進行していきます。

 

万が一トラブルが起きた際は、慌てず運営マニュアルに記載されている緊急時対応を参考にしながら、臨機応変に対処していきましょう。

速やかに撤収する

PRイベントが終了した後は、速やかに撤収を行います。

 

会場の利用終了時間に間に合うように、手際よく作業を進めていきましょう。

 

備品などを運び終えた後は、ゴミや忘れ物がないかも必ずチェックしてください。

【開催までの流れ6】PRイベントを振り返る

PRイベント終了後は、以下2つの項目をふまえ振り返りを行っていきます。

 

• お礼のメールを送る
• イベントの成果と課題を話し合う

 

PRイベントの振り返りは今後のイベント成功に直結するステップなので、大切に取り組んでください。

お礼のメールを送る

PRイベント後、お礼メールを送ることで参加者満足度を高めることができます。

 

来場や掲載などのお礼を伝えるのはもちろん、イベント内容や紹介した商品・サービスの簡単なリマインドを記載するのも良いでしょう。

イベントの成果と課題を話し合う

PRイベントの開催後は、当日の成果と課題を話し合うことで、今後のよりよいPRイベント開催につなげることができます。

 

また、洗い出した意見はそのままにするのではなく、実際に改善方法まで話し合い、次回のイベント開催に向けて質を高めていきましょう。

PRイベントの企画から現場納品まで「ワンコンシスト」にお任せください

今回は、PRイベントの概要や特徴、PRイベントの企画から開催までの流れ6ステップについてご紹介しました。

 

商品やサービス、企業自体の宣伝が見込めるPRイベントですが、正しい手順で進めていかなければ効果は半減するので、不安を抱えている方はプロに相談するのもおすすめです。

 

私たち「ワンコンシスト」は、経験豊富な弊社社員や経験豊富なチーフキャストが管理者となり、PRイベント企画から現場納品まで全てのご対応をお任せいただけます。

 

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