イベント制作を成功させるうえで、目的把握が重要なことをご存じでしょうか。

 

目的を設定すれば、制作の軸が決まり、作業も進めやすくなるのです。

 

今回は、イベント制作で目的把握が重要な理由、社内・社外向けイベント制作で設定される目的の例についてご紹介します。

 

また、目的が決まった後のイベント制作の流れ、イベント制作の成功事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

イベント制作で目的把握が重要な理由

イベント制作で目的把握が重要な理由としては、以下2つが挙げられます。

• 制作の軸が決まる
• 制作しやすくなる

上記2つについてお伝えしていきましょう。

制作の軸が決まる

イベント制作時に目的を決めておくと、制作の軸が決まります。

 

「なぜ開催するのか」を明確にし、テーマやコンセプトを設定しましょう。

 

言語化することで、方向性がブレる心配がありません。

 

一方、目的を把握しなかったり、なんとなくテーマやコンセプトを決定したりすると、制作途中に「あれ、どうすればいいんだろう？」と迷うことや、開催後の成果が芳しくないリスクなどが考えられます。

 

目的を把握することは、イベントの質を高め、参加者に価値を伝えるために必須項目です。

制作しやすくなる

イベント制作で目的を設定すれば、その後の作業を進めやすくなります。

 

例えば、認知度向上を目的にイベントを開催する場合、参加者に自社の独自性を伝えるのはもちろん、SNSで拡散したくなるような工夫をすると良いですね。

 

このように、事前に目的を把握することで、判断基準が明確になり、具体的に何をするべきかがはっきりと見えてくるため、スピーディーにイベント制作がしやすくなります。

 

また、制作陣全員が目的をしっかり共有していれば、意思疎通がスムーズになり、細部まで考慮した充実感のあるイベントを制作できるため、チームの団結力も高まります。

 

「社内向けイベント制作」で設定される目的の例

「社内向けイベント制作」で設定される目的の例としては、以下3つが挙げられます。

• インナーブランディング
• 社員同士のコミュニケーション促進
• 帰属意識の向上

上記3つの目的例について説明します。

インナーブランディング

社内向けイベントにおける目的として、自社の企業理念やブランド価値を社員に浸透させる「インナーブランディング」が挙げられます。

 

インナーブランディングを実施すれば、社員が自社の理解を深めることにつながり、ロイヤリティも高まるでしょう。

 

企業と社員の信頼関係を強化できるため、組織全体のパフォーマンス向上も期待できます。

 

社員同士のコミュニケーション促進

「社員同士のコミュニケーション促進」も、社内向けイベントの代表的な目的例です。

 

社内コミュニケーションを活性化することで、情報共有・交換がスムーズに行なわれるため、良好なチームワークが生まれます。

 

これにより、ストレスの軽減や生産性の向上が見込めるうえ、スムーズな連携から顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

 

チームプレーで成り立つことの多い企業だからこそ、社内イベントでコミュニケーション促進を図ってみてはいかがでしょうか。

帰属意識の向上

社内向けイベントの目例例に、「帰属意識の向上」も考えられます。

 

社員に自分が組織の一員だと強く認識させることができれば、離職率を抑えられるうえ、仕事への熱意が高まるでしょう。

 

さらに、急な人手不足にも陥りづらくなったり、従業員同士の絆が深まったりなどのメリットもあります。

 

人材の少なさが叫ばれている今、イベントで帰属意識の向上を図ることで、長期的な人材確保や生産性向上につなげられるでしょう。

 

「社外向けイベント制作」で設定される目的の例

「社外向けイベント制作」で設定される目的の例としては、以下の通りです。

• 認知度向上
• 販売促進
• 社会貢献

それぞれの特徴を押さえて、イベントの目的を把握するときの参考にしてみてください。

認知度向上

社外向けイベントにて、「認知度向上」を目的に掲げる場合があります。

 

企業の名前だけではなく事業内容やサービスを幅広い方に知ってもらえれば、市場において自社のポジションを明確にでき、他社との差別化が期待できるでしょう。

 

また、今までアプローチできなかった新しい層の顧客を獲得し、ターゲットを広げることができます。

 

さらに、顧客に「この製品なら大丈夫」という信頼感も与えられるので、リピーターの確保にもつながります。

販売促進

「販売促進」も、社外向けイベントの目的として設定されやすいです。

 

消費者の購入意欲を刺激し、購買のための働きかけを行うことで、製品の認知度向上や購入の促進、リピーターの育成が期待できます。

 

日常生活では様々な商品が販売されているので、企業からユーザーへ適切なアプローチをしなければ利益を上げることは難しいもの。

 

さらに、ユーザーからの直接の声を聞く市場調査の場にもなるため、今後のサービス向上にも繋がります。

 

販売促進を目的にイベントを開催し、売上を伸ばしていきましょう。

社会貢献

社外イベントの目的を「社会貢献」に設定するのも良いでしょう。

 

環境保護活動や地域貢献活動など、より良い社会を作るためのイベントを開催すれば、ブランドイメージの向上や新規顧客の獲得につながります。

 

また、求職者へのアピールにもなるので、有能な人材が集まってくることも考えられるでしょう。

目的が決まったら！イベント制作の流れ

イベントの目的が決まった後は、以下7ステップで制作を進めていきます。

1.ターゲットを決める

2.内容を決める

3.日程と会場を決める

4.告知をする

5.制作物の準備を行う

6.イベントを開催する

7.イベントを振り返る

では、イベント制作の流れ7ステップをご紹介していきましょう。

ターゲットを決める

まずは、イベントの目的に沿って、ターゲットを決めます。

 

目的を叶えるためには、どんなターゲットを狙うべきか、「年齢・性別・職業・趣味・悩み」などをもとに細かく模索していきましょう。

 

たくさんの来場者を集めたいからと、ターゲットの間口を広げた場合、誰にも刺さらないイベントになってしまうので注意してください。

内容を決める

イベントのターゲットが決まったら、内容を練り上げていきます。

 

ターゲットのニーズをふまえたうえで、自社の目的を達成できるような案を出してみましょう。

 

初めから完璧な内容を考えようとするのではなく、チーム内でブレーンストーミングを重ね、いくつもの案を出していきながら、より良い内容を見つけ出すことがおすすめです。

日程と会場を決める

次に、イベントの日程と会場を決定していきましょう。

 

ターゲットが参加しやすいかどうかや、イベント内容にふさわしいかどうかをふまえて、決めることがポイントです。

 

事前に参加人数や必要な設備、予算などを捻出したうえで、検討してみてください。

告知をする

日程と会場が決まった後は、イベントの告知を行います。

 

メールや電話、自社サイトでの掲示やSNSなど、ターゲットに届けられる方法を複数組み合わせながら、アプローチすると効果的です。

 

告知に注力できていなければ、どれだけ良い内容のイベントを制作していたとしても、来場者数は少なくなるもの。

 

最適な告知方法を選び、できるだけ早い段階から宣伝をしていきましょう。

制作物の準備を行う

イベントの告知と並行して、当日に使用する制作物の準備を行いましょう。

 

看板やパンフレット、タイムスケジュールや運営マニュアルなど、漏れがないように確認しながら作業を進めてみてください。

 

当日に何かしらトラブルが起きたときを想定して、トラブルの対応策もまとめておくとよいですね。

 

また、当日に使用する機材を手配するのも忘れないようにしましょう。

 

事前準備はタスクが多岐に渡るため、予めスケジュールを組み優先順位をつけながら行うことがおすすめです。

イベントを開催する

イベント当日は、タイムスケジュール通りに進めていきます。

 

ただし、一番大切にすることは「安全第一」です。

 

どれだけ気を付けていたとしてもトラブルは起こりがちなので、臨機応変に対応できるよう人員やスケジュールは余裕をもっておきましょう。

 

また、スケジュールの時間が押してしまうと、来場者の不満にもつながってしまうため、定期的に時間を確認しながら進行していきましょう。

 

イベントを振り返る

イベント終了後は、今後さらに良いイベントを制作できるように振り返りを行います。

 

「成功したこと」「課題」を思いつく限りリストアップしていき、揃ったアイディアの中から「今後やるべきこと」を考えてみてください。

 

イベント当日に可能であれば、気になったことをメモに記しておけば、より質の高い振り返りができるでしょう。

 

ついつい忙しさなどから、ないがしろにしがちな振り返りですが、企業の成長になくてはならないステップなので、ぜひじっくりと取り組んでみてください。

イベント制作の成功事例

こちらでは、私たち「ワンコンシスト」がお任せいただいたイベント制作の成功事例を2つご紹介します。

• 展示会ブース運営
• 愛知花見灯夜2024の運営

その他の成功事例はこちらのページでご紹介しておりますので、ぜひご覧になってみてください。

展示会ブース運営

RX Japan株式会社様が主催するビジネス関係者向け展示会「総務・人事・経理Week」を、サポートさせていただいた事例です。

 

イベントの目的は、各出展企業の売上拡大、各産業の活性化と発展であり、弊社は企業様のブース運営部分に関してキャストの手配をいたしました。

 

キャスト手配や現場の運営は、明るく元気に誘引し、誘引した来場者をしっかりとブース担当者様につなぐことをふまえていたことから、「成果につなげることができた」との大変嬉しいお言葉をいただいております。

愛知花見灯夜2024の運営

株式会社スターリーナイトカンパニー様が主催する「愛知花見灯夜2024」に関して、事前の運営計画と当日の運営全般をサポートさせていただいた事例です。

 

愛知花見灯夜2024は、LEDランタンを使用した幻想的な花見体験ができるイベントであり、音楽に合わせたランタンリリースやライブステージ、ドリンクカウンターなどを取り入れました。

 

当日は大変多くのお客様にご来場いただき、会場のご担当者様からもお褒めの言葉をいただいております。

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まとめ

今回は、イベント制作で目的把握が重要な理由、社内・社外向けイベント制作で設定される目的の例などについてご紹介しました。

 

イベント制作は、目的を把握してから進めることで、軸をぶらすことなくスムーズに成功までつなげることができます。

 

イベント制作にお悩みを感じている方は、企画から現場納品まで一気通貫のサービスを提供可能な「ワンコンシスト」へお気軽にご相談ください！

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