「イベント企画の担当者に任命されたけど、何から始めれば良いのかわからない」と悩んでいませんか。

成功するかどうかが自分の手にかかっているかと思うと、ついつい不安になってしまいますよね。

今回は、イベント企画の手順6ステップ、イベント企画を成功に導くポイント5つ、イベント企画で注意すべき点についてお話します。

初心者さんにもわかりやすいようにお伝えしていきますので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

 

イベント企画ってどんなもの？

イベント企画とは、イベント当日にどんなことを行うのかはもちろん、イベントまでの具体的なスケジュールを立案することです。

開催する目的やターゲットを考慮したうえで、日程や会場、集客方法などを考えていきます。

イベント成功に向けて、企画をどれだけ綿密に進めていくかが鍵となるといっても過言ではありません。

初心者さんの場合は、ついつい億劫になりがちですが、縁の下の力持ちと思ってたくさんの参加者が集まり目的を達成する企画を考えていきましょう。

 

イベント企画の手順【6ステップ】

イベント企画の手順は、大きく分けて以下6ステップです。

 

• イベントの目的に合わせた企画書を作る
• イベント開催の日程や会場を決める
• 宣伝や告知で集客をする
• イベントの準備を進める
• イベントを開催する
• イベント後に改善点を話し合う

 

では、上記6ステップについてお話していきます。

 

イベントの企画書を作る

まずは、イベントの企画書を作成しましょう。

企画書は、誰に伝えて何を求めるのかを意識したうえで、綿密に記載していきます。

 

【イベント企画書に記載すること】

• イベントの目的
• 開催概要
• コンテンツイメージ
• 集客プラン
• 費用・予算
• 運営体制
• スケジュール
• KPI（数値目標）

 

イベント開催までには様々な準備が必要なので、予定通りに進まないことも考慮し、できるだけ早い段階で企画書を作ることが大切です。

 

イベント開催の日程や会場を決める

イベントの企画書が通ったら、日程や会場を決めていきましょう。

日程や会場は、参加者の属性と人数を考慮する必要があります。

例えば、趣味や遊びに関するイベントを探している方は、土日や祝日に集まりやすいですし、会社の業務に関するイベントを探している方は、平日の方が良いでしょう。

イベント会場は、詰め込んだ印象を持たれないように、集めたい参加者数の2〜3割増しの人数が収容できるところを選んでみてください。

 

宣伝や告知で集客をする

イベントの日程や会場を決定した後は、宣伝や告知をして集客を開始します。

 

代表的な集客方法は、以下の7つです。

• SNS広告・リスティング広告
• 自社ホームページ・SNS
• ポータルサイトへ掲載
• 公式LINEやメルマガを配信
• プレスリリースで事前告知
• チラシやはがきをポスティング
• エアー遊具の設置

 

ターゲット層を意識し、集客方法の特徴を押さえたうえで、効果的な施策を打ち出していきましょう。

 

イベントの準備を進める

イベントの宣伝や告知が終われば、細かい準備を進めていきます。

看板やパンフレットなどの作成、運営マニュアルやイベントプログラムの作成、機材や人材の手配といった様々な準備を行いましょう。

イベントの成功は準備をしっかりしたかどうかにかかっているので、トラブルを防ぐためにも、丁寧に取り掛かってくださいね。

 

イベントを開催する

万全に準備をした後は、いよいよイベントの開催を迎えます。

当日は、利用時間より早めに会場に着くようにし、椅子や机などの設置をしたり、手配した備品が揃っているのか、プロジェクターや音響機器は正確に起動するかなどの確認をしましょう。

イベントの開始時間になったら、作成したタイムスケジュールを踏まえたうえで進行していきます。

途中で写真を撮影しておくと、今後の宣伝や広告に利用できたり、次回のイベントに向けて参考になったりするのでおすすめです。

イベントが終了した後は、会場の利用時間を過ぎないように速やかに撤収を行っていきましょう。

イベント後に改善点を話し合う

イベント後は、ぜひ当日を振り返って改善点を話し合ってみてください。

集客数や参加者の反応、かかった費用や当日の運営状態など、改善点を洗い出して把握することで、次回のイベントの目標達成に大きな一歩を踏み出すことができます。

もちろん、改善点だけではなく、良かったことや今後も続けていくことを挙げていけば、より良いイベントの開催につなげられるでしょう。

 

イベント企画を成功に導くポイント5つ

イベント企画を成功に導くためには、以下5つのポイントを意識することが大切です。

 

• 「何のためにイベントを開催するか」を決める
• 集客のターゲットを明確にする
• 集客の際は参加のメリットを提示する
• 季節を考慮して企画をする
• 運営マニュアルを作成する

 

5つのポイントをチェックして、「本当に初心者？」と思われるようなイベント企画を行っていきましょう。

 

「何のためにイベントを開催するか」を決める

「何のためにイベントを開催するか」をしっかりと考えることで、成功の定義を導き出すことができます。

「とにかくたくさんの集客を集めたい」といった目的よりは、「まだ顧客になっていない人に参加してもらい、自社商品の良さを知ったうえで購入を考えてほしい」など、より具体的に考えたほうが、どんな準備を進めていくかが明確になるでしょう。

自社の利点を考慮しながら、イベント開催の目的について練り上げてみてください。

 

集客のターゲットを明確にする

効果的な集客をするためには、ターゲットを明確にすることがポイントです。

ターゲット層が以下4パターンにどれに当てはまるかを考え、施策を検討してみましょう。

 

【ターゲット層4パターン】

• 潜在顧客：自社の商品を知らない、または具体的な課題を認識していない顧客。
• 見込み顧客：自社の商品を知っているものの購入には至っていない顧客。
• 新規顧客：初めて自社の商品を購入した顧客。
• 既存顧客：自社の商品を何度か購入している顧客。

 

潜在顧客の場合は、解消すべきニーズがあることを自覚させ、自社イベントに結び付けられるようなSNS広告やリスティング広告が効果的です。

一方、見込み顧客の場合は、購入を躊躇させている点を解消するべく、自社イベントのメリットを請求できるHPやSNSによる告知、ポスティング、エアー遊具などがおすすめでしょう。

新規顧客は一度限りの購入にならないように、また既存顧客は自社へのロイヤリティを高めてもらうために、どちらも公式LINEやメルマガ運営、ポスティングを利用してみてください。

さらに、年齢や性別などターゲット層の基本的なデータや、ターゲット層の興味とニーズ、習慣といったものを考慮し、より関心を持ってもらえるようなイベントを企画しましょう。

 

集客の際は参加のメリットを提示する

イベント集客では、ターゲットが参加するメリットを提示することが大切です。

イベントや商品・サービスの特徴だけを伝えるのではなく、「このイベントに参加したらこんな良いことがある」という具体的な説明を伝えることで、ターゲットの関心を引きやすくなります。

自社が伝えたいイベントの魅力ではなく、ターゲットにとってどんなことがメリットになるのかを考えたうえで、集客を行っていきましょう。

 

季節を考慮して企画をする

イベント企画は、季節を考慮して計画するのもおすすめですよ。

春にはお花見に合わせたプロモーションを行ったり、梅雨の時期だからこそ雨や防湿に関するイベントを開催したりなど、季節を意識することで様々なアイディアが出てくるはずです。

 

運営マニュアルを作成する

イベントの詳細や組織図など、スタッフ全員で把握することをまとめた「運営マニュアル」を作成しましょう。

運営マニュアルを作れば、円滑なイベント運営が可能になるうえ、マニュアルに沿った準備を行えることからイベントの品質向上にもつながります。

運営マニュアル作成時は、各部門やスタッフの役割を明確にし、誰でも実行できるようなわかりやすい内容を意識してみてください。

 

イベント企画で注意すべき点とは

イベント企画を進めるときは、以下3つの点に注意する必要があります。

 

• イベント内容を盛り込みすぎない
• 運営マニュアルに必要な情報を漏れなく記載する
• 人員不足などのトラブルが起きないようにする

 

上記3つの注意すべき点についてお話していきましょう。

 

イベント内容を盛り込みすぎない

イベント内容は、盛り込みすぎると何を伝えたいのかがわかりづらくなってしまいます。

目的を達成でき、ターゲットに刺さる内容を、自社ならではの観点から考えてみてください。

 

運営マニュアルに必要な情報を漏れなく記載する

イベント企画に欠かせない運営マニュアルには、以下のような情報を漏れなく記載しましょう。

 

• イベント概要
• 組織図
• プログラム
• 機材・設備
• 安全対策
• プロモーション
• チケット・受付
• キャタリング
• 清掃・設備管理
• 問い合わせ対応

 

イベントの成功に必要な情報や手順を余すことなくまとめ、安心してイベントに臨めるようにしてくださいね。

 

人員不足などのトラブルが起きないようにする

イベント企画では、人員不足などのトラブルが起きないように対策をする必要があります。

トラブルが発生すると、イベント運行がスムーズにできなかったり、最悪の場合は中止になったりすることも。

事前に、考えられるトラブルを予測し、具体的な対策を立てておきましょう。

 

「ワンコンシスト」はイベント企画をサポートします

イベント企画初心者の方は、プロであるイベント企画運営会社に相談するのも1つの方法です。

私たち「ワンコンシスト」は、イベント企画・運営の豊富な経験から、納得いただけるまで様々な企画をご提案いたします。

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企画から現場納品まで全て一気通貫のサービスをご提供可能ですので、「何から始めれば良いのかわからない」とお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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まとめ

イベント企画とは、イベント当日にどんなことを行うのかはもちろん、イベントまでの具体的なスケジュールを立案することです。

初めて担当を任された方は、たくさんの不安を抱えているかと思いますが、目的とターゲットを意識して企画をすることで、イベント成功につなげることができます。

イベント企画でお困りごとがある場合は、ぜひイベント運営企画会社のワンコンシストにご相談ください。

 

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